bexio

Introduction

Le module bexio vous permet de relier facilement votre boutique en ligne à votre compte bexio. Vous avez ainsi la possibilité de synchroniser des articles, d’exporter des clients existants vers votre compte bexio et d’automatiser la transmission des commandes. Lorsque des marchandises sont commandées dans la boutique, la commande est immédiatement prête à être traitée dans votre bexio. Augmentez facilement votre productivité, évitez les erreurs de saisie et automatisez les tâches fastidieuses.

Le module est gratuit pour les clients hébergés. Pour les clients qui ont hébergé leur boutique sur un serveur externe, le module bexio n’est malheureusement pas disponible.

Installation du module

Le module bexio est installé pour vous par l’un de nos techniciens. Vous trouverez ensuite le module à gauche dans la barre de navigation sous forme d’onglet individuel.

Configuration de l’Interface

Avant de pouvoir utiliser l’Interface, vous devez encore configurer le module. Dans ce chapitre, nous vous expliquons pas à pas comment procéder.

Vidéo d’instruction Configuration

Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment configurer votre module bexio et comment gérer les messages d’erreur. Vous trouverez des informations plus détaillées en poursuivant votre lecture.

Étape 1 : Connecter PepperShop à bexio

Commencez par connecter votre compte bexio à PepperShop.

1. Allez dans votre administration PepperShop.
2. Cliquez sur le module bexio dans la barre de navigation à gauche.
3. Sous “Connexion à bexio”, cliquez sur “Créer un nouveau”.
4. Une fenêtre s’ouvre et vous pouvez vous connecter avec votre login bexio. Autorisez l’accès de PepperShop à bexio.
5. De retour dans l’administration de PepperShop, cochez la case “Activation”.
6. Cliquez en bas sur “Sauvegarder”.

Deux autres onglets apparaissent maintenant dans l’onglet en haut.

Étape 2 : Configuration Interface

Définissez maintenant l’utilisateur bexio et l’imputation.

1. Cliquez sur l’onglet “Configuration”.
2. Sous “Identifiant utilisateur”, sélectionnez l’utilisateur bexio sur lequel vos commandes Clients Web doivent être créées.
3. Sous “Imputation standards d’imputation comptable”, définissez sur quel compte de produits saisi dans bexio toutes les positions hors produits doivent être comptabilisées. En font partie :
   • Frais d’expédition
   • Supplément pour quantité insuffisante
   • Contre remboursement
   • Montants PayPal
   • Frais de fiduciaire
4. Au point “Statut de la facture lors de la création de la commande”, déterminez si la facture doit être créée en tant que brouillon dans bexio ou si elle doit être directement marquée comme “Terminé”.
5. Sauvegarder vos paramètres.

Étape 3 : Attribuer des Coordonnées de paiement

Dans l’onglet “Coordonnées de paiement”, attribuez les types de paiement de PepperShop à vos comptes bancaires bexio.

1. Passez à l’onglet “Coordonnées de paiement”.
2. Pour chaque type de paiement, sélectionnez dans la liste déroulante un compte bancaire sur lequel le paiement doit être comptabilisé.

Bon à savoir :

• Si vous avez besoin de comptes supplémentaires dans la sélection déroulante, vous pouvez les créer dans l’onglet Banking de votre compte bexio. Ils apparaîtront automatiquement dans votre administration PepperShop dès que vous aurez actualisé la page.

• Pour les types de paiement dont la réception est déjà comptabilisée (“facture réglée”) et dont le paiement par les instituts de crédit n’intervient que quelques jours plus tard, il est recommandé de créer un compte de passage dans l’espace Banking. Pour cela, le compte est géré comme un compte de caisse.

Étape 4 : importer / exporter les données des articles et des clients

Pour cette étape, il est déterminant de savoir si bexio ou PepperShop sera votre système maître à l’avenir, c’est-à-dire dans quel programme vous souhaitez gérer vos données d’articles et de clients. (Nous recommandons dans la plupart des cas d’utiliser bexio comme système maître). Sélectionnez le scénario qui vous convient le mieux :

Scénarios : système maître bexio (recommandé)

a) Scénario : bexio nouveau, PepperShop nouveau

Saisir les données des articles et des clients dans bexio.

Avant de poursuivre les instructions, vous devez saisir vos données d’articles et de clients dans bexio.

Importer les données d’articles et de clients de bexio.

Importez les données d’articles et de clients de bexio dans le PepperShop.

1. Passez à l’onglet “Interface”.
2. Cliquez sur “Importer des articles de bexio” et sur “Ok”.
3. Cliquez sur “Importer des clients de bexio” et sur “Ok”.

Créer des catégories.

Il vous reste maintenant à saisir une ou plusieurs catégories pour PepperShop, afin de pouvoir attribuer les articles importés à une catégorie.

1. Passez à “Catégories” dans la barre de navigation à gauche.
2. Cliquez sur “Nouveau” et remplissez le formulaire.
3. Si vous souhaitez créer d’autres Catégories, répétez les étapes.

Affecter des articles.

Maintenant, déplacez les articles importés dans la catégorie appropriée.

1. Dans la barre de navigation, cliquez dans le menu sur “Articles” → “Modifications globales” → “Catégories” → “Nichtzugeordnet”.
2. Sélectionnez maintenant les articles souhaités d’une catégorie et cliquez sur le bouton “Sélectionner”. (La sélection multiple est possible avec les touches Ctrl ou Shift).
3. Cochez ensuite la ou les catégories souhaitées et cliquez sur “Affecter article à ces catégories”.
4. Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous les articles soient attribués.

Continuez à lire à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

b) Scénario : nouveau bexio, PepperShop déjà configuré

Exporter les données d’articles et de clients de PepperShop vers bexio.

Vous allez maintenant exporter les données d’articles et de clients déjà saisies de PepperShop vers bexio.

1. Cliquez dans la barre de navigation à gauche sur l’onglet bexio.
2. Vous devriez maintenant être dans l’onglet “Interface”.
3. Cliquez sur “Exporter l’article vers bexio” puis sur “Ok”.
4. Cliquez sur “Exporter des clients vers bexio” et ensuite sur “Ok”.

Poursuivez votre lecture à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

c) Scénario : bexio déjà configuré, PepperShop nouveau

Importer les données d’articles et de clients de bexio.

Importez les données des articles et des clients de bexio dans PepperShop.

1. Passez à l’onglet “Interface”.
2. Cliquez sur “Importer des articles de bexio” et sur “Ok”.
3. Cliquez sur “Importer des clients de bexio” et sur “Ok”.

Créer des catégories.

Il vous reste maintenant à saisir une ou plusieurs catégories pour PepperShop, afin de pouvoir attribuer les articles importés à une catégorie.

1. Passez à “Catégories” dans la barre de navigation à gauche.
2. Cliquez sur “Nouveau” et remplissez le formulaire.
3. Si vous souhaitez créer d’autres Catégories, répétez les étapes.

Affecter des articles.

Maintenant, déplacez les articles importés dans la catégorie appropriée.

1. Dans la barre de navigation, cliquez dans le menu sur “Articles” → “Modifications globales” → “Catégories” → " Nichtzugeordnet”.
2. Sélectionnez maintenant les articles souhaités d’une catégorie et cliquez sur le bouton “Sélectionner”. (La sélection multiple est possible avec les touches Ctrl ou Shift).
3. Cochez ensuite la ou les catégories souhaitées et cliquez sur “Affectez article à ces catégories”.
4. Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous les articles soient attribués.

Poursuivez votre lecture à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

Scénarios : système maître PepperShop

Attention : si vous décidez d’utiliser PepperShop comme système maître, le stock doit obligatoirement être géré dans les deux systèmes.

a) Scénario : nouveau bexio, nouveau PepperShop

Saisir les données des articles et des clients dans PepperShop.

Saisir les données relatives aux articles et aux clients dans PepperShop.

Exporter les données d’articles et de clients de PepperShop vers bexio.

Maintenant, exportez les données d’articles et de clients déjà saisies de PepperShop vers bexio.

1. Cliquez dans la barre de navigation à gauche sur l’onglet bexio.
2. Vous devriez maintenant être dans l’onglet “Interface”.
3. Cliquez sur “Exporter des articles vers bexio” puis sur “Ok”.
4. Cliquez sur “Exporter des clients vers bexio” et ensuite sur “Ok”.

Poursuivez votre lecture à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

b) Scénario : nouveau bexio, PepperShop déjà configuré

Exporter les données d’articles et de clients de PepperShop vers bexio.

Vous allez maintenant exporter les données d’articles et de clients déjà saisies de PepperShop vers bexio.

1. Cliquez dans la barre de navigation à gauche sur l’onglet bexio.
2. Vous devriez maintenant être dans l’onglet “Interface”.
3. Cliquez sur “Exporter l’article vers bexio” puis sur “Ok”.
4. Cliquez sur “Exporter les clients vers bexio” et ensuite sur “Ok”.

Poursuivez votre lecture à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

c) Scénario : bexio déjà configuré, PepperShop nouveau

Importer les données d’articles et de clients de bexio.

Importez les données des articles et des clients de bexio dans PepperShop.

1. Passez à l’onglet “Interface”.
2. Cliquez sur “Importer des articles de bexio” et sur “Ok”.
3. Cliquez sur “Importer des clients de bexio” et sur “Ok”.

Créer des catégories.

Il vous reste maintenant à saisir une ou plusieurs catégories pour PepperShop, afin de pouvoir attribuer les articles importés à une catégorie.

1. Passez à “Catégories” dans la barre de navigation à gauche.
2. Cliquez sur “Nouveau” et remplissez le formulaire.
3. Si vous souhaitez créer d’autres Catégories, répétez les étapes.

Affecter des articles.

Maintenant, déplacez les articles importés dans la catégorie appropriée.

1. Dans la barre de navigation, cliquez dans le menu sur “Articles” → “Modifications globales” → “Catégories” → " Nichtzugeordnet”.
2. Sélectionnez maintenant les articles souhaités d’une catégorie et cliquez sur le bouton “Sélectionner”. (La sélection multiple est possible avec les touches Ctrl ou Shift).
3. Cochez ensuite la ou les catégories souhaitées et cliquez sur “Affecter les articles à ces catégories”.
4. Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous les articles soient attribués.

Continuez à lire à “Étape 5 : effectuer un achat test”.

Étape 5 : effectuer un achat test

Pour vérifier si l’Interface bexio-PepperShop a été configurée avec succès, effectuez un achat test. L’achat sera transmis à votre bexio.

1. Passez à bexio.
2. Allez dans “Ventes” → “Commandes Clients”.
3. Votre achat test est listé ici.

Félicitations ! Vous avez réussi à connecter bexio et PepperShop!.

Synchronisation des données

Le diagramme suivant permet d’illustrer le flux de données entre bexio et PepperShop.

Restrictions

• Les programmations pour les remises totales sur les articles ne peuvent pas être appliquées.
• Les Catégories, les images et les prix échelonnés doivent être saisis manuellement une seule fois.
• Les données de bexio ne peuvent être exportées qu’avec une seule monnaie et une seule langue. Toutefois, il est possible de proposer des monnaies étrangères dans la boutique au moyen d’une conversion de facteurs. Les textes des articles en langues étrangères doivent également être saisis dans la boutique.

Remarques

• Bexio est le système déterminant pour le traitement. Si vous avez des modifications à apporter aux prix, aux stocks ou aux descriptions, saisissez-les dans bexio. Ensuite, sélectionnez dans la boutique la fonction “Importer des articles de bexio”.
• Lors de l’importation d’articles de la boutique dont le n° d’article n’existe pas dans bexio, ceux-ci seront irrémédiablement supprimés. (Pour éviter cela, vous pouvez effectuer une exportation des articles PepperShop vers bexio avant l’importation).
• Les Catégories sans Articles sont supprimées lors de l’importation.
• Si vous supprimez des articles ou des clients, synchronisez l’Interface. Dans le cas contraire, des problèmes peuvent survenir lors des commandes.
• Si un message d’erreur apparaît lors d’une importation ou d’une exportation, vous y verrez la cause mentionnée. Relancez le processus après avoir corrigé l’erreur.

Effectuer une synchronisation manuelle

Modifications des données d’articles et de clients dans bexio

Si vous apportez des modifications aux articles ou aux clients dans bexio, vous devez ensuite cliquer sur “Importer des articles de bexio” dans le module bexio dans l’administration du module de la boutique, afin que ces modifications soient reprises dans la boutique. Il faut faire particulièrement attention à la gestion des stocks : Les modifications de stock provoquées par les commandes dans la boutique sont automatiquement synchronisées, ce qui évite les erreurs et fait gagner beaucoup de temps. Les stocks ne doivent pas être modifiés dans la boutique.

Si des articles qui n’existent pas dans bexio sont créés dans le shop, l'état du stock est également exporté une fois.

Modifications des données des articles et des clients dans PepperShop

Si vous apportez des modifications aux articles ou aux clients dans la boutique, vous devez cliquer sur le bouton “Exporter les articles vers bexio” sous “Modules” → “bexio”, afin que ces adaptations soient synchronisées dans le compte bexio.

Articles et catégories

Articles non visibles / articles non attribués

Si les nouveaux articles transmis par bexio ne sont pas attribués à une catégorie dans la boutique, ils ne sont pas visibles pour le client et ne peuvent donc pas être vendus.

Pour contrôler si vous avez des articles qui ne sont pas encore attribués, allez dans “Articles” → “Modifications globales” → “Catégories” → “Non attribué”. Si tous les articles sont déjà affectés, le texte “Il n’y a pas d’articles dans cette catégorie” apparaît. Vous n’avez donc rien à faire. Si des articles sont listés, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un ou plusieurs articles d’une catégorie et cliquez sur le bouton “Sélectionner”. (La sélection multiple est possible avec les touches Ctrl ou Shift).
2. Cochez ensuite la ou les catégories souhaitées et cliquez sur “Affectez les articles à ces catégories”.
3. Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous les articles soient attribués.

Images d’articles

Les images des articles doivent être importées et attribuées manuellement dans la boutique, car bexio fonctionne sans images. Dans le répertoire *{shopdir}/shop/ProdukteBilder *, vous pouvez télécharger les images (noms de fichiers = Numéro_d'article_gr.jpg ou Numéro_d'article_kl.jpg). Les attributions peuvent être modifiées sous “Articles” → “Modifications globales” → “Liens d’images” ou attribuées automatiquement via “Paramètres de la boutique” → “Configuration de la boutique” → “Opérations” → “Attribuer des images d’articles aux produits sur la base du numéro d’article”.

Variantes d’articles

Il est possible de créer des variations d’un article, ce qui est utile lorsque plusieurs tailles ou couleurs sont disponibles. L’article parent (article principal) ne peut pas être acheté. Les sous-articles (variantes) ont toutes les caractéristiques d’un article “normal”. Seuls le nom, les photos et la description de l’article parent sont utilisés dans la boutique pour la présentation. Veuillez également consulter les Instructions pour les articles principaux et sous articles spécifiques.

Dans la boutique en ligne, l’article parent et les sous-articles correspondants sont créés dans le traitement des articles (“Nouvel article” ou “Modifier l’article”) :

• Définir le n° d’article de l’article principal.
• Nom et description
• Le prix de “l’article parent” est -1.
• Saisir les variations (sous-articles) correspondantes.

Assurez-vous que vous avez effectué une importation de bexio vers le shop avant de commencer la saisie des articles. Vous pouvez ensuite commencer à saisir et à lier les articles. Ensuite, il faut effectuer une exportation vers bexio.

Attribuer des articles à des catégories

La procédure d’attribution des articles/catégories ne doit être effectuée qu’une seule fois pour chaque article et fait donc partie de la procédure d’ouverture d’un nouvel article qui doit être distribué en ligne. Les autres mises à jour (stock, …) sont sans conséquence sur les attributions de catégories.

Catégories et optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)

Si vous placez des articles dans plusieurs catégories en même temps, cela a généralement des effets négatifs sur l’optimisation pour les moteurs de recherche, car Google et consorts retrouvent le même contenu sur des “pages tout à fait similaires” et classent ainsi le contenu comme duplicate content et divisent leur page rank sur toutes les catégories.

Détermination des prix

Prix échelonnés

Si vous souhaitez travailler avec des prix échelonnés, ceux-ci doivent être saisis manuellement une fois dans l’administration de la boutique. Cela est également possible dans les Modifications globales.

Programmations de rabais

Si votre PepperShop possède une programmation de rabais spécifique sur le total des articles (suppléments / rabais indiqués pour l’article), ces rabais doivent être désactivés. Les programmations qui concernent le total des commandes sont compatibles avec le module et peuvent être utilisées.

Commandes

Modes de paiement

Dans bexio, les commandes de la boutique en ligne sont créées en tant que commandes et, selon le mode de paiement, une facture est également créée. Les achats effectués via la caisse web sont directement repris et comptabilisés comme une facture payée. Les conditions de paiement sont transmises à bexio par la boutique en ligne :

Numéro de client et numéro de facture

Par défaut, le module est configuré de manière à ce que l’attribution du numéro de client et du numéro de facture soit effectuée par bexio, afin d'éviter les recoupements et les erreurs.

Bulletins de versement

Pour imprimer des factures QR depuis le shop, vous avez besoin du module d’impression PDF et du module de bulletins de versement. Pour les instructions complètes, veuillez consulter le Guide des bulletins de versement.

Surveillance de la transmission / file d’attente

La file d’attente permet de surveiller la transmission de chaque commande dans Bexio. Dans l’administration du shop, vous arrivez via “Clients/Commande” → “Gestion des clients” dans l’aperçu des commandes. Cliquez ici sur la “Référence de commande/numéro de facture” pour accéder à la vue détaillée de la commande.

Sélectionnez l’onglet “File d’attente”. Vous voyez maintenant quelles transmissions ont réussi (FINISHED), quelles transmissions ont échoué (FAILED) et quelles transmissions sont encore en cours (WAITING). Chaque entrée de la file d’attente peut être dépliée et fournit ainsi des informations plus détaillées sur l’erreur de transmission. En cliquant sur le bouton bleu “Exécuter à nouveau la tâche ?", on peut relancer manuellement cette transmission.

Dans la capture d'écran ci-dessus, nous voyons que les articles n’ont pas été transmis correctement. Dans la capture d'écran ci-dessous, l’erreur a été corrigée et la transmission des articles s’est déroulée correctement.

Procédure en cas de message d’erreur

Importation d’articles

Lors de l’importation des articles de bexio vers PepperShop, des messages d’erreur peuvent apparaître car les données suivantes ne sont pas obligatoires dans bexio :

• Code produit
• Unité
• Prix (sinon, CHF 0.- est utilisé)
• Si utilisé : Stock

Veuillez saisir correctement les données dans bexio et relancer l’importation.

Exportation de la commande

Si un problème survient lors du transfert de la commande vers bexio, l’exportation est interrompue et un message d’erreur est envoyé par e-mail et affiché dans le tableau de bord. Veuillez procéder comme suit pour y remédier :

Veuillez maintenant contrôler à l’aide de la confirmation de commande si la commande a été correctement créée dans bexio. Il se peut que, selon le message, un statut n’ait pas été déclenché ou que des positions d’articles manquent. Complétez manuellement si nécessaire et traitez la commande comme d’habitude.

Aide supplémentaire

Vous avez besoin d’une aide supplémentaire ? PepperShop met à votre disposition différentes possibilités.

• Souvent, un clic dans l’administration en haut à droite sur l’icône en forme de point d’interrogation aide. Vous obtiendrez alors directement de l’aide sur le sujet concerné.
• Vous trouverez diverses réponses dans la FAQ. Celles-ci peuvent également être consultées dans l’administration de la boutique sous Aide&News -> Archives d’aide. Ou sur notre site https://www.peppershop.com/de/services/support/faq/
• Dans la PepperShop Academy https://www.peppershop.com/de/services/academy/, vous pouvez trouver facilement diverses instructions vidéo gratuites.
• Nous sommes également à votre disposition par e-mail ou par téléphone (CHF 185./h) support@glarotech.ch ou +41 71 923 08 58.