Bexio

Introduction

Avec le module PepperShop bexio, vous pouvez facilement lier votre boutique en ligne à votre compte bexio. Cela vous donne la possibilité de synchroniser les articles, d’exporter les clients existants vers le compte bexio et de transmettre automatiquement les commandes : les marchandises commandées dans la boutique sont déjà prêtes à être traitées dans votre bexio.

Augmentez facilement votre productivité, évitez les saisies erronées et automatisez les travaux ennuyeux.

Installation des modules

Après avoir copié les données, passez à l’administration de la boutique dans le navigateur et passez au menu ‘Modules’. Le module bexio est désormais répertorié à gauche sous les modules qui n’ont pas encore été installés.

Sélectionnez simplement le module bexio ici et cliquez sur le bouton ‘Installer’.

Si la routine d’installation s’exécute sans problème, cela sera communiqué à la page suivante. L’installation du module bexio est maintenant terminée. Pour que le module puisse être utilisé, le module doit maintenant être adapté à la configuration spécifique de votre compte bexio. Pour permettre ceci, suivez les instructions du chapitre suivant.

Vidéo d’instructions

Configuration du module bexio

Cliquez sur le bouton ‘Retour à la gestion des modules’, sélectionnez le module bexio maintenant installé à droite et confirmez avec ‘Utiliser’. Le masque de configuration suivant apparaît alors :

Configuration

Sélectionnez “Créer nouveau” pour lier votre compte bexio au module. Une fenêtre s’ouvrira alors dans le navigateur avec une requête. L’accès doit être accordé pour que la boutique puisse accéder aux données.

Activez ensuite le module en cochant la case appropriée et enregistrez. Tous les utilisateurs disponibles sont maintenant affichés sous forme de liste déroulante. Toutes les commandes sont créées avec cet utilisateur.

Si votre boutique a une programmation de remise spécifique pour le total de l’article (surcharges / remises affichées pour l’article), ces remises doivent être désactivées. La programmation qui affecte le total de la commande est compatible avec le module et peut continuer à être utilisée.

Avec ‘Postes standard d’imputation’, vous définissez sur quel compte de vente enregistré dans Bexio les revenus spéciaux suivants doivent être imputés :

• Expédition
• Supplément quantité minimum
• Paiement à la livraison
• Montants PayPal
• Frais d’entiercement

Dès que vous créez un nouveau compte dans Bexio, il peut être sélectionné dans la configuration via une liste déroulante.

Le ‘Statut de la facture lors de la création de la commande’ détermine si la facture doit uniquement être créée en tant que brouillon ou doit être marquée comme envoyée immédiatement.

Détails de paiement

Comme le montre la figure 3, sélectionnez un compte bancaire pour chaque type de paiement sur lequel le paiement doit être enregistré. Lors de l’utilisation de la solution POS et d’une devise étrangère, d’autres champs de sélection apparaissent. Si vous avez besoin de comptes supplémentaires dans la liste déroulante, vous pouvez les créer dans votre compte bexio sous l’onglet Banque.

Pour les moyens de paiement dont l’encaissement a déjà été comptabilisé (facture réglée) et le paiement par les banques n’intervient que quelques jours plus tard, il est conseillé de créer un compte de flux dans l’espace bancaire. Le compte est géré comme un compte de trésorerie à cet effet.

Fonctionnement du module bexio

Premiers pas dans l’interface

Il existe deux scénarios différents, veuillez choisir celui qui vous convient :

a) Boutique existante, nouveau compte bexio

Procédez comme suit pour que les articles et les clients existants puissent être transférés de la boutique en ligne vers le compte bexio :

Dans la gestion des modules du module bexio, vous devez d’abord cliquer sur ‘Exporter les articles’ (tous les articles sont maintenant exportés vers bexio). Cela peut prendre un certain temps pour de nombreux articles, veuillez ne pas interrompre cette opération. Sélectionnez ensuite ‘Exporter les clients’ (tous les clients sont désormais exportés de la boutique en ligne vers bexio). Veuillez passer une commande test maintenant pour vous assurer que la transmission de la commande fonctionne comme prévu.

b) Boutique nouvelle, compte bexio existant

Procédez comme suit pour que les articles existants du compte bexio puissent être ajoutés à la boutique :

Dans l’administration des modules du module bexio, cliquez d’abord sur ‘Importer l’article’ (Attention : cette opération supprimera tous les articles et catégories existants dans la boutique en ligne). Après cela, tous les articles de bexio devraient être insérée dans la catégorie invisible système *‘Non attribuée’ *.

Créez maintenant toutes les catégories et sous-catégories souhaitées dans les catégories de votre PepperShop. Déplacez ensuite les articles dans la catégorie correspondante. Pour ce travail, nous vous conseillons d’utiliser l’article mutation de masse ‘Catégories’ : Dans la boutique à gauche, cliquez sur ‘Articles’ → ‘Mutation de masse’ → ‘Catégories’ → ‘Non attribué’. Marquez maintenant les articles souhaités d’une catégorie (des sélections multiples avec CTRL ou SHIFT sont possibles) et cliquez sur le bouton ‘select’. Cochez ensuite la ou les catégories souhaitées et validez l’opération.

Info 1 : Si les articles nouvellement transmis par bexio ne sont pas attribués à une catégorie dans la boutique, ils ne sont pas visibles pour le client et ne peuvent donc pas être vendus. Il est préférable de vérifier cela avec une commande test.

Info 2 : Si vous stockez des articles dans plusieurs catégories en même temps, cela a généralement des effets négatifs sur l’optimisation des moteurs de recherche car Google et les autres trouvent le même contenu sur des “pages très similaires” et classent ainsi le contenu comme contenu dupliqué et divissent leur classement des pages sur toutes les catégories.

Info 3 : Le processus d’attribution d’article/de catégorie ne doit être effectué qu’une seule fois pour chaque article et fait donc partie de la procédure d’ouverture d’un nouvel article qui doit être vendu en ligne. Les mises à jour subséquentes (niveaux de stock, …) sont sans conséquence sur les attributions de catégories.

Info 4 : Les images d’articles doivent être importées dans la boutique et attribuées manuellement, car bexio fonctionne sans images. Vous pouvez télécharger les images dans le répertoire *{shopdir}/shop/ProductsImages * (nom du fichier = Article number_gr.jpg ou Article number_small.jpg). Les attributions peuvent être modifiées sous ‘Articles’ → ‘Mutations de masse’ → ‘Liens d’image’ ou attribuées automatiquement via ‘Paramètres de la boutique’ → ‘Configuration de la boutique’ → ‘Opérations’ → ‘Attribuer des images d’articles aux produits en fonction du numéro d’article’.

Info 5 : Si vous souhaitez travailler avec des prix échelonnés, ils doivent être saisis manuellement une fois dans l’administration de la boutique. Ceci est également possible dans les mutations de masse.

Fonctionnement du module après configuration

Les commandes et les enregistrements de données client sont automatiquement envoyés à bexio une fois la commande terminée.

Pour les articles, les modifications doivent toujours être synchronisées immédiatement et manuellement.

• Modifications des données de base des articles dans bexio :

Si vous apportez des modifications aux articles dans bexio, vous devez ensuite cliquer sur ‘Importer des articles de bexio’ dans l’administration du module de la boutique dans le module bexio afin que ces modifications soient prises en compte dans la boutique. Une attention particulière doit être portée à la gestion des stocks : les variations de stock provoquées par les commandes en boutique sont automatiquement synchronisées, ce qui évite les erreurs et fait gagner beaucoup de temps. Les niveaux de stock ne peuvent pas être modifiés dans la boutique.

Si des articles créés dans la boutique ne sont pas disponibles dans bexio, l’inventaire est également exporté une fois.

• Changements dans la boutique :

Si vous modifiez des articles dans la boutique, vous devez cliquer sur le bouton « Exporter des articles vers bexio » sous Modules → bexio afin que ces modifications soient synchronisées dans le compte bexio.

Variantes

Il est possible de créer des variantes d’un article, ce qui est logique s’il existe plusieurs tailles ou couleurs. L’article parent (article principal) ne peut pas être acheté. Les sous-articles (variantes) ont toutes les propriétés d’un article “normal”. Seuls le nom, les images de l’article et la description d’un article parent dans la boutique sont utilisés pour l’affichage. Veuillez également noter les instructions spécifiques pour parent/sous- articles.

Dans la boutique en ligne, l’article parent et le sous-article associé sont créés dans le traitement d’article (“Nouvel article” ou “Modifier l’article”) :

• Définir le numéro d’article de l’article principal
• Nom et description
• Le prix de “l’article parent” est -1
• Entrez les variantes (sous-postes) pour ce

Assurez-vous d’avoir effectué une importation de bexio vers la boutique avant de commencer à saisir l’article. Vous pouvez alors commencer à entrer et lier les articles. En conclusion une exportation vers bexio doit alors être effectuée.

Importation de clients

1. L’importation de données client déjà existantes dans bexio n’est pas automatisée et n’a qu’un sens limité. Dans la boutique en ligne, les clients ne doivent être importés que si vous leur attribuez également un identifiant avec un mot de passe et informez le client, sinon il n’y aura que des doublons. Si vous utilisez le paiement, vous ne devez effectuer une importation que si vous avez également l’intention d’attribuer les achats à un client.

   1. Exportez vos contacts vers bexio. Contacts → Importer/Exporter (en haut à droite) → Liste de contacts (.csv)
   2. Personnalisez les en-têtes de colonne comme suit :

Ne manquez pas de saisir également le pays du client. Veuillez noter que les champs de nom sont utilisés différemment dans bexio pour les entreprises clientes. Ici on recommande une importation séparée des entreprises et des clients privés. Vous devez toujours ajouter vous-même les colonnes de login et de mot de passe pour les clients de la boutique.

1. Nettoyer les données

Bexio affiche les nombres avec des guillemets, qui doivent être supprimés avant l’importation. Le plus simple est d’utiliser la fonction “Rechercher & Remplacer” Les zéros à la fin du numéro de client doivent également être supprimés.

4. Enregistrer les données

Les données doivent être au format suivant :

• Format .csv
• Caractères : Unicode UTF-8
• Séparateur : point-virgule

5. Attribution

Lors de l’exportation de la commande, la boutique vérifie s’il existe déjà un client avec le même numéro de client dans bexio. Si tel est le cas, ce contact est lié et une commande est créée en son nom.

Paiement en ligne

Le paiement en ligne peut être utilisé comme solution autonome ou avec la boutique en ligne. Les commandes passées à la caisse sont enregistrées directement sous forme de facture avec le mode de paiement “paiement en espèces”. Les articles gratuits ne sont actuellement disponibles qu’avec une TVA de 8 %.

Commandes

Méthodes de payement

Dans bexio, les commandes de la boutique en ligne sont créées sous forme de commande et, selon le mode de paiement, une facture est également créée. Les achats effectués via le paiement en ligne sont acceptés et comptabilisés directement sous forme de facture payée. Les conditions de paiement sont transférées de la boutique en ligne à bexio :

Numéro de client et numéro de facture

Par défaut, le module est configuré de manière à ce que bexio attribue les numéros de client et de facture afin d'éviter les chevauchements et les erreurs.

Si ce n’est pas encore le cas : sous ‘Paramètres de la boutique’ → ‘Configuration de la boutique’ → ‘Configuration’ → ‘Afficher et modifier les constantes de contrôle de cette boutique’ → ‘Editeur de configuration’ définissez les champs KUNDEN_NR_ERZEUGEN et RECHNUNGS_NR_ERZEUGEN sur false autour.

file d’attente

A partir de la version 6 de PepperShop, la file d’attente permet de suivre la transmission de chaque commande à Bexio. Dans l’administration de la boutique, vous pouvez accéder à l’aperçu des commandes via ‘Clients/Commande’ → ‘Gestion des clients’. Cliquez sur la référence de commande/numéro de facture pour accéder à la vue détaillée de la commande

Sélectionnez l’onglet ‘File d’attente’. Vous verrez maintenant quelles soumissions ont réussi (FINISHED), lesquelles ont échoué (FAILED) et lesquelles sont toujours en cours (WAITING). Chaque entrée de file d’attente peut être repliée et fournit ainsi des informations plus détaillées sur l’erreur de transmission. Avec un clic sur le bouton bleu ‘Exécuter à nouveau?' vous pouvez manuellement déclencher à nouveau cette transmission.

Dans la capture d'écran ci-dessus, nous pouvons voir que les articles n’ont pas été soumis correctement. L’erreur a été corrigée dans la capture d'écran ci-dessous et la transmission des articles a parfaitement fonctionné.

Synchronisation des données

Le flux de données est illustré dans le diagramme suivant. Limites:

• La programmation des remises totales sur les articles ne peut pas être appliquée.
• Les catégories, les images et les prix gradués doivent être entrés manuellement une fois.
• Les données de bexio ne sont exportables qu’avec une seule devise et une seule langue. Cependant, les devises étrangères peuvent également être proposées dans la boutique au moyen d’une conversion de facteur. Les textes d’articles en langues étrangères sont également à enregistrer dans la boutique.
• Les clients ne peuvent pas être exportés de bexio vers la boutique. Cela permettrait la création de commandes en double pour un client existant.

Installation

Les clients hosting de Glarotech GmbH reçoivent le module entièrement installé après la commande.

Malheureusement, le module bexio n’est pas disponible pour les clients qui ont leur hosting ailleurs sur un serveur externe.

Informations importantes

Interface

• Bexio est le système clé pour le traitement. Si vous avez des modifications de prix, de niveaux de stock ou de descriptions, saisissez-les dans bexio. Sélectionnez ensuite la fonction Importer des articles de bexio dans la boutique.
• Seuls les articles avec un stock > 0 sont exportés vers la boutique. Les catégories sans articles seront supprimées lors de l’importation.
• Ne supprimez aucun client dans bexio, car l’identifiant de contact ne sera plus trouvé si ce client commande à nouveau. De même, l’importation doit toujours être à jour afin que le client ne puisse pas commander un article qui a déjà été supprimé dans bexio.
• Si un message d’erreur apparaît lors d’une importation ou d’une exportation, vous y verrez la cause indiquée. Redémarrez le processus une fois l’erreur résolue.

Bulletins de versement

Pour imprimer des factures QR depuis la boutique, vous avez besoin du module d’impression PDF et du module de bulletin de versement. Pour des instructions complètes, veuillez vous référer au Guide des bordereaux de paiement.

Procédure pour les messages d’erreur

Importation d’articles

Des messages d’erreur peuvent apparaître lors de l’importation des articles de bexio vers PepperShop car les données suivantes ne sont pas des champs obligatoires dans bexio :

• Code produit
• Unité
• Prix (sinon CHF 0.- est utilisé)
• Si utilisé : Stock

Veuillez saisir les données correctement dans bexio et recommencer l’importation.

Exportation de la commande

En cas de problème lors du transfert de la commande vers bexio, l’exportation est interrompue et un message d’erreur est envoyé par e-mail et affiché sur le tableau de bord. Veuillez procéder comme suit pour le réparer :

Veuillez utiliser la confirmation de commande pour vérifier si la commande a été créée correctement dans bexio. Selon le message, un statut peut ne pas avoir été déclenché ou des articles peuvent être manquantes. Ajoutez-le manuellement si nécessaire et traitez la commande comme d’habitude.

Aider

Peut-être trouvez-vous déjà la réponse dans la Foire Aux Questions (FAQ) ? Sinon, vous pouvez utiliser le forum client avec des réponses rapides et compétentes 24 heures sur 24 r page : http://www.peppershop.com/forum/.