bexio

Einleitung

Mit dem bexio Modul verknüpfen Sie Ihren Webshop bequem mit Ihrem bexio Account. Sie erhalten damit die Möglichkeit Artikel zu synchronisieren, bestehende Kunden in den bexio Account zu exportieren, sowie eine automatisierte Bestellungsübermittlung. Werden Waren im Shop bestellt, steht sofort die Bestellung in Ihrem bexio zur Verarbeitung bereit. Steigern Sie ganz einfach Ihre Produktivität, vermeiden Sie Fehleingaben und automatisieren Sie lästige Arbeiten.

Das Modul ist für Hostingkunden kostenlos. Für Kaufkunden, welche den Shop auf einem externen Server gehostet haben, steht das bexio Modul leider nicht zur Verfügung.

Modulinstallation

Das bexio Modul wird von einem unserer Techniker für Sie installiert. Danach finden Sie das Modul links in der Navigationsleiste als einzelnes Register.

Konfiguration der Schnittstelle

Bevor Sie die Schnittstelle einsetzen können, müssen Sie das Modul noch konfigurieren. In diesem Kapitel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen müssen.

Anleitungsvideo Konfiguration

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr bexio Modul konfigurieren und wie Sie mit Fehlermeldungen umgehen können. Detailliertere Informationen finden Sie, wenn Sie weiterlesen.

Schritt 1: PepperShop mit bexio verbinden

Zuerst verbinden Sie das bexio Konto mit dem PepperShop.

1. Gehen Sie in Ihre PepperShop Administration.
2. Klicken Sie auf das bexio Modul in der Navigationsleiste links.
3. Klicken Sie bei “Verbindung zu bexio” auf “Neu erstellen”.
4. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können sich mit Ihrem bexio Login einloggen. Erlauben Sie den Zugriff von PepperShop auf bexio.
5. Zurück in der PepperShop Administration setzen Sie neben “Aktivierung” einen Haken.
6. Klicken Sie unten auf “Speichern”.

Im Reiter oben erscheinen jetzt zwei weitere Register.

Schritt 2: Konfiguration Schnittstelle

Nun definieren Sie den bexio Benutzer und die Kontierung.

1. Klicken Sie auf das Register “Konfiguration”.
2. Wählen Sie bei “Benutzer-ID” aus, auf welchen bexio-Benutzer Ihre Webkasse Aufträge angelegt werden sollen.
3. Bei “Kontierung Standardpositionen” definieren Sie, auf welches im bexio erfasste Ertragskonto alle Nicht-Produktpositionen gebucht werden sollen. Dazu gehören:
   • Versandkosten
   • Mindermengenzuschlag
   • Nachnahme
   • PayPal-Beträge
   • Treuhandkosten
4. Beim Punkt “Rechnungsstatus bei Auftragserstellung” legen Sie fest, ob die Rechnung im bexio als Entwurf angelegt oder direkt als “offen” markiert werden soll.
5. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Schritt 3: Zahlungsverbindungen zuordnen

Beim Register “Zahlungsverbindung” teilen Sie die Zahlungsarten von PepperShop Ihren bexio Bankkonten zu.

1. Wechseln Sie zum Register “Zahlungsverbindung”.
2. Wählen Sie für jede Zahlungsart im Dropdown ein Bankkonto, auf das die Zahlung verbucht werden soll.

Gut zu wissen:

• Falls Sie zusätzliche Konten in der Dropdown-Auswahl benötigen, können Sie diese in Ihrem bexio-Account im Register Banking anlegen. Diese erscheinen automatisch in Ihrer PepperShop Administration, sobald Sie die Seite aktualisiert haben.

• Für Zahlungsarten, deren Zahlungseingang bereits verbucht wird (“Rechnung erledigt”) und die Auszahlung durch Kreditinstitute erst einige Tage später erfolgen, empfiehlt sich ein Durchlaufkonto im Bereich Banking zu erstellen. Dafür wird das Konto als Kassenkonto geführt.

Schritt 4: Artikel- und Kundendaten importieren / exportieren

Für diesen Schritt ist ausschlaggebend, ob bexio oder PepperShop in Zukunft Ihr Mastersystem ist, also in welchem Programm Sie Ihre Artikel- und Kundendaten pflegen möchten. (Wir empfehlen in den meisten Fällen, bexio als Mastersystem zu nutzen.) Wählen Sie das für Sie passende Szenario aus:

Szenarios: Mastersystem bexio (empfohlen)

a) Szenario: bexio neu, PepperShop neu

Erfassen der Artikel- und Kundendaten im bexio

Bevor Sie die Anleitung weiter ausführen, müssen Sie Ihre Artikel- und Kundendaten im bexio erfassen.

Artikel- und Kundendaten aus bexio importieren

Importieren Sie die Artikel- und Kundendaten von bexio in den PepperShop.

1. Wechseln Sie zum Register “Schnittstelle”.
2. Klicken Sie auf “Artikel von bexio importieren” und auf “Ok”.
3. Klicken Sie auf “Kunden von bexio importieren” und auf “Ok”.

Kategorien anlegen

Nun müssen Sie noch eine oder mehrere Kategorien für die PepperShop erfassen, um die importieren Artikel einer Kategorie zuteilen zu können.

1. Wechseln Sie in der Navigationsleiste links zu “Kategorien”.
2. Klicken Sie auf “Neu” und füllen Sie das Formular aus.
3. Wenn Sie weitere Kategorien erstellen wollen, wiederholen Sie die Schritte.

Artikel zuteilen

Jetzt verschieben Sie die importierten Artikel in die jeweils passende Kategorie.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste im Menü auf “Artikel” → “Massenmutation” → “Kategorien” → “Nichtzugeordnet”.
2. Markieren Sie nun die gewünschten Artikel einer Kategorie und klicken Sie auf den Button “auswählen”. (Mehrfachauswahl ist mit den Tasten Ctrl oder Shift möglich.)
3. Danach setzen Sie ein Häkchen in der/den gewünschten Kategorie/n und klicken auf “Artikel diesen Kategorien zuordnen”.
4. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Artikel zugeteilt sind.

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

b) Szenario: bexio neu, PepperShop bereits eingerichtet

PepperShop Artikel- und Kundendaten zu bexio exportieren

Jetzt exportieren Sie bereits erfasste Artikel- und Kundendaten aus PepperShop zu bexio.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf das bexio Register.
2. Sie sollten jetzt im Register “Schnittstelle” sein.
3. Klicken Sie auf “Artikel zu bexio exportieren” und dann auf “Ok”.
4. Klicken Sie auf “Kunden zu bexio exportieren” und dann auf “Ok.”

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

c) Szenario: bexio bereits eingerichtet, PepperShop neu

Artikel- und Kundendaten aus bexio importieren

Importieren Sie die Artikel- und Kundendaten von bexio in den PepperShop.

1. Wechseln Sie zum Register “Schnittstelle”.
2. Klicken Sie auf “Artikel von bexio importieren” und auf “Ok”.
3. Klicken Sie auf “Kunden von bexio importieren” und auf “Ok”.

Kategorien anlegen

Nun müssen Sie noch eine oder mehrere Kategorien für die PepperShop erfassen, um die importieren Artikel einer Kategorie zuteilen zu können.

1. Wechseln Sie in der Navigationsleiste links zu “Kategorien”.
2. Klicken Sie auf “Neu” und füllen Sie das Formular aus.
3. Wenn Sie weitere Kategorien erstellen wollen, wiederholen Sie die Schritte.

Artikel zuteilen

Jetzt verschieben Sie die importierten Artikel in die jeweils passende Kategorie.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste im Menü auf “Artikel” → “Massenmutation” → “Kategorien” → “Nichtzugeordnet”.
2. Markieren Sie nun die gewünschten Artikel einer Kategorie und klicken Sie auf den Button “auswählen”. (Mehrfachauswahl ist mit den Tasten Ctrl oder Shift möglich.)
3. Danach setzen Sie ein Häkchen in der/den gewünschten Kategorie/n und klicken auf “Artikel diesen Kategorien zuordnen”.
4. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Artikel zugeteilt sind.

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

Szenarios: Mastersystem PepperShop

Achtung: Wenn Sie sich dazu entscheiden PepperShop als Mastersystem zu nutzen, muss der Lagerbestand zwingen in beiden Systemen gepflegt werden.

a) Szenario: bexio neu, PepperShop neu

Artikel- und Kundendaten im PepperShop erfassen

Erfassen Sie Ihre Artikel- und Kundendaten im PepperShop.

PepperShop Artikel- und Kundendaten zu bexio exportieren

Jetzt exportieren Sie bereits erfasste Artikel- und Kundendaten aus PepperShop in bexio.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf das bexio Register.
2. Sie sollten jetzt im Register “Schnittstelle” sein.
3. Klicken Sie auf “Artikel zu bexio exportieren” und dann auf “Ok”.
4. Klicken Sie auf “Kunden zu bexio exportieren” und dann auf “Ok.”

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

b) Szenario: bexio neu, PepperShop bereits eingerichtet

PepperShop Artikel- und Kundendaten zu bexio exportieren

Jetzt exportieren Sie bereits erfasste Artikel- und Kundendaten aus PepperShop in bexio.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf das bexio Register.
2. Sie sollten jetzt im Register “Schnittstelle” sein.
3. Klicken Sie auf “Artikel zu bexio exportieren” und dann auf “Ok”.
4. Klicken Sie auf “Kunden zu bexio exportieren” und dann auf “Ok.”

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

c) Szenario: bexio bereits eingerichtet, PepperShop neu

Artikel- und Kundendaten aus bexio importieren

Importieren Sie die Artikel- und Kundendaten von bexio in den PepperShop.

1. Wechseln Sie zum Register “Schnittstelle”.
2. Klicken Sie auf “Artikel von bexio importieren” und auf “Ok”.
3. Klicken Sie auf “Kunden von bexio importieren” und auf “Ok”.

Kategorien anlegen

Nun müssen Sie noch eine oder mehrere Kategorien für die PepperShop erfassen, um die importierten Artikel einer Kategorie zuteilen zu können.

1. Wechseln Sie in der Navigationsleiste links zu “Kategorien”.
2. Klicken Sie auf “Neu” und füllen Sie das Formular aus.
3. Wenn Sie weitere Kategorien erstellen wollen, wiederholen Sie die Schritte.

Artikel zuteilen

Jetzt verschieben Sie die importierten Artikel in die jeweils passende Kategorie.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste im Menü auf “Artikel” → “Massenmutation” → “Kategorien” → “Nichtzugeordnet”.
2. Markieren Sie nun die gewünschten Artikel einer Kategorie und klicken Sie auf den Button “auswählen”. (Mehrfachauswahl ist mit den Tasten Ctrl oder Shift möglich.)
3. Danach setzen Sie ein Häkchen in der/den gewünschten Kategorie/n und klicken auf “Artikel diesen Kategorien zuordnen”.
4. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Artikel zugeteilt sind.

Lesen Sie bei “Schritt 5: Testkauf tätigen” weiter.

Schritt 5: Testkauf tätigen

Um zu überprüfen, ob die bexio-PepperShop-Schnittstelle erfolgreich konfiguriert wurde, führen Sie einen Testkauf durch. Der Kauf wird an Ihr bexio weitergeleitet.

1. Wechseln Sie zu bexio.
2. Gehen Sie zu “Verkauf” → “Aufträge”.
3. Ihr Testkauf ist hier aufgelistet.

Gratulation! Sie haben bexio und PepperShop erfolgreich miteinander verbunden!

Datensynchronisation

In folgendem Diagramm soll der Datenfluss zwischen bexio und PepperShop verdeutlicht werden.

Einschränkungen

• Programmierungen für Artikeltotalrabatte können nicht angewendet werden.
• Kategorien, Bilder und Staffelpreise müssen einmalig manuell erfasst werden.
• Die Daten aus bexio sind nur mit einer Währung und Sprache exportierbar. Jedoch können im Shop mittels Faktorumrechnung auch Fremdwährungen angeboten werden. Die Artikeltexte in Fremdsprachen sind ebenfalls im Shop zu erfassen.

Hinweise

• Bexio ist das massgebliche System für die Bearbeitung. Wenn Sie Änderungen an Preisen, Lagerbeständen oder Beschreibungen haben, geben Sie diese in bexio ein. Danach wählen Sie im Shop die Funktion “Artikel von bexio” importieren.
• Beim Import von Shopartikeln, deren Artikel-Nr in bexio nicht vorhanden sind, werden diese unwiderruflich gelöscht. (Um das zu verhindern, können Sie vor dem Import einen Export der PepperShop Artikel zu bexio durchführen.)
• Kategorien ohne Artikel werden beim Import gelöscht.
• Wenn Sie Artikel oder Kunden löschen, synchronisieren Sie die Schnittstelle. Ansonsten kann es zu Problemen bei den Bestellungen kommen.
• Falls bei einem Import oder Export eine Fehlermeldung erscheint, sehen Sie die Ursache darin aufgeführt. Starten Sie den Prozess nochmals, nachdem der Fehler behoben ist.

Manuelle Synchronisation durchführen

Veränderungen der Artikel- und Kunden-Daten in bexio

Wenn Sie Veränderungen an Artikeln oder Kunden in bexio vornehmen, müssen Sie danach in der Moduladministration des Shops im bexio Modul auf “Artikel von bexio importieren” klicken, damit diese Veränderungen in den Shop übernommen werden. Besonders auf die Lagerverwaltung ist zu achten: Lagerveränderungen, die durch Bestellungen im Shop verursacht werden, werden automatisch synchronisiert, was Fehler verhindert und viel Zeit einspart. Lagerbestände dürfen nicht im Shop geändert werden.

Wenn Artikel im Shop neu angelegt werden, welche in bexio nicht vorhanden sind, wird der Lagerbestand einmalig ebenfalls exportiert.

Veränderungen der Artikel- und Kunden-Daten in PepperShop

Wenn Sie Veränderungen an Artikeln oder Kunden im Shop vornehmen, dann müssen Sie bei “Module” → “bexio” auf den Button “Artikel zu bexio exportieren” klicken, damit diese Anpassungen in den bexio-Account synchronisiert werden.

Artikel und Kategorien

Nicht sichtbare Artikel / nicht zugeordnete Artikel

Wenn die von bexio neu übermittelten Artikel im Shop keiner Kategorie zugeordnet werden, sind sie für den Kunden nicht sichtbar und können somit auch nicht verkauft werden.

Um zu kontrollieren, ob Sie Artikel haben, die noch nicht zugeordnet sind, gehen Sie zu “Artikel” → “Massenmutation” → “Kategorien” → “Nichtzugeordnet”. Wenn bereits alle Artikel zugeordnet sind, erscheint der Text “Es gibt keine Artikel in dieser Kategorie”. Sie müssen also nichts tun. Wenn Artikel aufgelistet werden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel einer Kategorie und klicken Sie auf den Button “auswählen”. (Mehrfachauswahl ist mit den Tasten Ctrl oder Shift möglich.)
2. Danach setzen Sie ein Häkchen in der/den gewünschten Kategorie/n und klicken auf “Artikel diesen Kategorien zuordnen”.
3. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Artikel zugeteilt sind.

Artikelbilder

Artikelbilder müssen manuell in den Shop importiert und zugewiesen werden, da bexio ohne Bilder arbeitet. Im Verzeichnis *{shopdir}/shop/ProdukteBilder *können Sie die Bilder hochladen (Dateinamen = Artikelnummer_gr.jpg oder Artikelnummer_kl.jpg). Die Zuweisungen können unter “Artikel” → “Massenmutationen” → “Bildverknüpfungen” bearbeitet oder automatisch über “Shop-Einstellungen” → “Shop Konfiguration” → “Operationen” → “Artikelbilder anhand Artikel-Nr zu Produkten zuordnen” zugewiesen werden.

Artikel Varianten

Es ist möglich, Variationen eines Artikels zu erstellen, was bei mehreren Grössen oder Farben sinnvoll ist. Der Parentartikel (Hauptartikel) kann dabei nicht gekauft werden. Die Subartikel (Varianten) haben alle Eigenschaften eines “normalen” Artikels. Es wird lediglich der Name, Artikelbilder und Beschreibung von einem Parentartikel im Shop für die Darstellung benutzt. Beachten Sie dazu auch die spezifische Anleitung für Parent-/Subartikel.

Im Webshop wird in der Artikelbearbeitung („Neuer Artikel” oder „Artikel bearbeiten”) der Parentartikel und die zugehörigen Subartikel erstellt:

• Artikel-Nr des Hauptartikels definieren
• Name und Beschreibung
• Preis des „Parent-Artikel” ist -1
• Die Variationen (Subartikel) dazu erfassen

Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn der Artikelerfassung einen Import aus bexio an den Shop gemacht haben. Danach können Sie mit dem Erfassen und Verknüpfen der Artikel beginnen. Anschliessend muss ein Export an bexio durchgeführt werden.

Artikel in Kategorie zuweisen

Der Vorgang der Artikel/Kategorienzuweisung muss für jeden Artikel nur einmalig durchgeführt werden und gehört somit zur Eröffnungsprozedur eines neuen Artikels, welcher online vertrieben werden soll. Weitere Aktualisierungen (Lagerbestand, …) sind ohne Folgen für die Kategorienzuweisungen.

Kategorien und Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Sollten Sie Artikel in mehrere Kategorien gleichzeitig ablegen, hat dies meist negative Effekte in der Suchmaschinenoptimierung, da Google und Co. denselben Inhalt auf “ganz ähnlichen Seiten” wieder finden und den Content somit als Duplicate Content einstufen und deren Page Ranks auf alle Kategorien splitten.

Preisfindung

Staffelpreise

Falls Sie mit Staffelpreisen arbeiten möchten, müssen diese einmalig manuell in der Shop-Administration erfasst werden. Dies ist auch in den Massenmutationen möglich.

Rabattprogrammierungen

Falls Ihr PepperShop eine spezifische Rabattprogrammierung auf das Artikeltotal besitzt (beim Artikel ausgewiesene Zuschläge / Rabatte), sollten diese Rabatte deaktiviert werden. Programmierungen, welche das Bestellungstotal betreffen, sind mit dem Modul kompatibel und können weiter verwendet werden.

Bestellungen

Bezahlungsarten

In bexio werden die Webshop-Bestellungen als Auftrag erstellt und je nach Bezahlungsart wird auch gleich eine Rechnung angelegt. Käufe über die Webkasse werden direkt als eine bezahlte Rechnung übernommen und verbucht. Die Zahlungskonditionen werden vom Webshop an bexio übergeben:

Kundennummer und Rechnungsnummer

Standardmässig wird das Modul so konfiguriert, dass die Vergabe der Kunden- und Rechnungsnummer durch bexio erfolgt, damit Überschneidungen und Fehler vermieden werden können.

Einzahlungsscheine

Für den Druck von QR-Rechnungen aus dem Shop benötigen Sie das PDF-Druck-Modul und das Einzahlungsscheine-Modul. Für die vollständige Anleitung schauen Sie bitte in die Einzahlungsscheine Anleitung.

Überwachung der Übermittlung / Queue

Mithilfe der Queue kann die Übermittlung jeder Bestellung ins Bexio überwacht werden. In der Shop-Administration kommen Sie via “Kunden/Bestellung” → “Kundenmanagement” in die Bestellübersicht. Klicken Sie hier auf die “Bestellreferenz/Rechnungsnummer”, um in die Detailansicht der Bestellung zu gelangen

Wählen Sie den Tab “Queue”. Ihnen wird nun angezeigt, welche Übermittlungen erfolgreich (FINISHED) waren, welche fehlgeschlagen (FAILED) und welche noch in Bearbeitung (WAITING) sind. Jeder Queue-Eintrag ist ausklappbar und liefert so detailliertere Informationen zum Übertragungsfehler. Mit einem Klick auf den blauen Button “Job nochmals ausführen?” kann man diese Übermittlung manuell nochmals anstossen.

Im obigen Screenshot sehen wir, dass die Artikel nicht korrekt übermittelt wurden. Im untenstehenden Screenshot wurde der Fehler behoben und die Übermittlung der Artikel klappte einwandfrei.

Vorgehen bei Fehlermeldungen

Artikel-Import

Beim Importieren der Artikel von bexio zu PepperShop können Fehlermeldungen auftauchen, da folgende Daten in bexio keine Pflichtfelder sind:

• Produktcode
• Einheit
• Preis (ansonsten wird CHF 0.- verwendet)
• Falls verwendet: Lagerbestand

Bitte tragen Sie die Daten in bexio korrekt ein und starten Sie den Import erneut.

Bestellungsexport

Falls bei der Übertragung der Bestellung zu bexio ein Problem auftaucht, wird der Export abgebrochen und eine Fehlermeldung per E-Mail versendet sowie im Dashboard ausgegeben. Bitte gehen Sie zur Behebung wie folgt vor:

Bitte kontrollieren Sie nun anhand der Bestellbestätigung, ob in bexio der Auftrag korrekt angelegt wurde. Es kann sein, dass je nach Meldung ein Status nicht ausgelöst wurde oder Artikelpositionen fehlen. Ergänzen Sie, wo nötig, manuell und verarbeiten Sie die Bestellung wie gewohnt.

Weitere Hilfe

Benötigen Sie weitere Unterstützung? PepperShop stellt Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

• Oft hilft ein Klick in der Administration oben rechts auf das Fragezeichen Icon. Hier erhalten Sie direkt Hilfe zum betroffenen Thema.
• Diverse Antworten finden Sie in den FAQ. Diese sind ebenfalls in der Shopadministration über Hilfe&News -> Hilfearchiv aufrufbar. Oder über unsere Homepage https://www.peppershop.com/de/services/support/faq/
• In der PepperShop Academy https://www.peppershop.com/de/services/academy/ können Sie ganz einfach und bequem diverse kostenlose Video-Anleitungen finden.
• Gerne stehen wir Ihnen auch per Mail oder Telefon zur Verfügung (CHF 185./h) support@glarotech.ch oder +41 71 923 08 58