Bexio

Einleitung

Mit dem PepperShop bexio Modul verknüpfen Sie Ihren Webshop bequem mit Ihrem bexio Account. Sie erhalten damit die Möglichkeit Artikel zu synchronisieren, bestehende Kunden in den bexio Account zu exportieren sowie eine automatisierte Bestellungsübermittlung: Waren im Shop bestellt, schon steht die Bestellung in Ihrem bexio zur Verarbeitung bereit.

Steigern Sie ganz einfach Ihre Produktivität, vermeiden Sie Fehleingaben und automatisieren Sie lästige Arbeiten.

Modulinstallation

Nach dem Kopieren der Dateien wechselt man im Browser zur Shop-Administration und wechselt dort ins Menü ‘Module’. Auf der linken Seite bei den noch nicht installierten Modulen sieht man nun das bexio Modul aufgelistet.

Hier einfach das bexio Modul anwählen und auf den ‘Installieren’ Button klicken.

Wenn die Installationsroutine ohne Probleme durchläuft, wird dies auf der darauf folgenden Seite kommuniziert. Die Installation des bexio Moduls ist jetzt abgeschlossen. Damit das Modul eingesetzt werden kann, muss das Modul nun noch an die spezifische Konfiguration Ihres bexio-Accounts anpassen, folgen Sie dazu den Anweisungen des nächsten Kapitels.

Anleitungsvideo

Konfiguration des bexio Moduls

Klicken Sie auf den Button ‘Zurück zur Modulverwaltung’, wählen Sie rechts das neu installierte bexio Modul aus und bestätigen Sie mit ‘Benutzen’. Danach erscheint folgende Konfigurationsmaske:

Konfiguration

Wählen Sie „neu erstellen” um Ihren bexio-Account mit dem Modul zu verknüpfen. Danach öffnet sich ein Fenster im Browser mit einer Abfrage. Damit der Shop die Daten abrufen kann, muss der Zugriff erlaubt werden.

Aktivieren Sie danach das Modul durch Setzen des entsprechenden Häkchens und speichern Sie ab. Es werden nun alle verfügbaren Benutzer als Dropdown angezeigt. Alle Aufträge werden mit diesem Benutzer angelegt.

Falls Ihr Shop eine spezifische Rabattprogrammierung auf das Artikeltotal besitzt (beim Artikel ausgewiesene Zuschläge / Rabatte), sollten diese Rabatte deaktiviert werden. Programmierungen, welche das Bestellungstotal betreffen, sind mit dem Modul kompatibel und können weiter verwendet werden.

Mit ‘Kontierung Standardpositionen’ definieren Sie, auf welches im Bexio erfasste Umsatzkonto die folgenden speziellen Erträge gebucht werden sollen:

• Versandkosten
• Mindermengenzuschlag
• Nachnahme
• PayPal-Beträge
• Treuhandkosten

Sobald Sie im Bexio ein neues Konto anlegen, ist es in der Konfiguration via Dropdown auswählbar.

Der ‘Rechnungsstatus bei Auftragserstellung’ legt fest, ob die Rechnung nur als Entwurf angelegt oder direkt auch als versendet markiert werden soll.

Zahlungsverbindungen

Wählen Sie, wie in Abbildung 3 ersichtlich, für jede Zahlungsart ein Bankkonto, worauf die Zahlung verbucht werden soll. Bei der Verwendung der Kassenlösung sowie Fremdwährung, erscheinen weitere Auswahlfelder. Falls Sie zusätzliche Konten in der Dropdown-Auswahl benötigen, können Sie diese in Ihrem bexio-Account im Register Banking anlegen.

Für Zahlungsarten dessen Zahlungseingang bereits verbucht wird (Rechnung erledigt) und die Auszahlung durch Kreditinstitute erst einige Tage später erfolgen, empfiehlt sich ein Durchlaufkonto im Bereich Banking zu erstellen. Dafür wird das Konto als Kassenkonto geführt.

Bedienung des bexio-Moduls

Erste Schritte in der Schnittstelle

Es gibt zwei verschiedene Szenarien, bitte wählen Sie das für Sie passende aus:

a) Bereits bestehender Shop, neuer bexio-Account

Damit die bereits vorhandenen Artikel und Kunden vom Webshop in den bexio-Account übertragen werden können, gehen Sie wie folgt vor:

Sie müssen in der Modulverwaltung des bexio Moduls zuerst auf ‘Artikel exportieren’ klicken (Alle Artikel werden nun ins bexio exportiert). Dies kann bei vielen Artikeln etwas Zeit in Anspruch nehmen, bitte diese Operation nicht unterbrechen. Danach wählen Sie ‘Kunden exportieren’ (Alle Kunden werden nun vom Webshop ins bexio exportiert). Tätigen Sie nun bitte eine Testbestellung, um sicherzustellen, dass die Bestellungsübermittlung wie gewünscht funktioniert.

b) Neu eingerichteter Shop, bereits bestehender bexio-Account

Damit die bereits vorhandenen Artikel aus dem bexio-Account in den Shop abgefüllt werden können, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Modulverwaltung des bexio Moduls zuerst auf ‘Artikel importieren’ (Achtung, diese Operation löscht alle bestehenden Artikel und Kategorien im Webshop). Danach sollten alle Artikel vom bexio in der unsichtbaren System-Kategorie *‘Nichtzugeordnet’ *eingefügt worden sein.

Bei den Kategorien Ihres PepperShops erstellen Sie nun alle gewünschten Kategorien und Unterkategorien. Danach verschieben Sie die Artikel in die jeweilige Kategorie. Für diese Arbeit empfehlen wir die Artikel-Massenmutation ‘Kategorien’ zu verwenden: Klicken Sie im Shop links im Menü auf ‘Artikel’ → ‘Massenmutation’ → ‘Kategorien’ → ‘Nichtzugeordnet’. Markieren Sie nun die gewünschten Artikel einer Kategorie (Mehrfachauswahl mit CTRL oder SHIFT sind möglich) und klicken Sie auf den Button ‘auswählen’. Danach setzen Sie ein Häkchen in der/den gewünschten Kategorie/n und bestätigen die Operation.

Info 1: Wenn die von bexio neu übermittelten Artikel im Shop keiner Kategorie zugeordnet werden, sind sie für den Kunden nicht sichtbar und können somit auch nicht verkauft werden. Überprüfen Sie dies am besten mit einer Testbestellung.

Info 2: Sollten Sie Artikel in mehrere Kategorien gleichzeitig ablegen, hat dies meist negative Effekte in der Suchmaschinenoptimierung da Google und Co. denselben Inhalt auf “ganz ähnlichen Seiten” wieder finden und den Content somit als Duplicate Content einstufen und deren Page Ranks auf alle Kategorien splitten.

Info 3: Der Vorgang der Artikel/Kategorienzuweisung muss für jeden Artikel nur einmalig durchgeführt werden und gehört somit zur Eröffnungsprozedur eines neuen Artikels, welcher online vertrieben werden soll. Weitere Aktualisierungen (Lagerbestand, …) sind ohne Folgen für die Kategorienzuweisungen.

Info 4: Artikelbilder müssen manuell in den Shop importiert und zugewiesen werden, da bexio ohne Bilder arbeitet. Im Verzeichnis *{shopdir}/shop/ProdukteBilder *können Sie die Bilder hochladen (Dateinamen = Artikelnummer_gr.jpg oder Artikelnummer_kl.jpg). Die Zuweisungen können unter ‘Artikel’ → ‘Massenmutationen’ → ‘Bildverknüpfungen’ bearbeitet oder automatisch über ‘Shop-Einstellungen’ → ‘Shop Konfiguration’ → ‘Operationen’ → ‘Artikelbilder anhand Artikel-Nr zu Produkten zuordnen’ zugewiesen werden.

Info 5: Falls Sie mit Staffelpreisen arbeiten möchten, müssen diese einmalig manuell in der Shop-Administration erfasst werden. Dies ist auch in den Massenmutationen möglich.

Bedienung des Moduls nach Konfiguration

Die Bestellungen und Kundendatensätze werden bei Bestellabschluss automatisch an bexio übermittelt.

Bei Artikeln müssen Änderungen zwingend noch manuell synchronisiert werden.

• Veränderungen der Artikelstammdaten in bexio:

Wenn Sie Veränderungen an Artikeln in bexio vornehmen, müssen Sie danach in der Moduladministration des Shops im bexio Modul auf ‘Artikel von bexio importieren’ klicken, damit diese Veränderungen in den Shop übernommen werden. Besonders auf die Lagerverwaltung ist zu achten: Lagerveränderungen, die durch Bestellungen im Shop verursacht werden, werden automatisch synchronisiert, was Fehler verhindert und viel Zeit einspart. Lagerbestände dürfen nicht im Shop geändert werden.

Wenn Artikel im Shop neu angelegt werden, welche in bexio nicht vorhanden sind, wird der Lagerbestand einmalig ebenfalls exportiert.

• Veränderungen im Shop:

Wenn Sie Veränderungen an Artikeln im Shop vornehmen, dann müssen Sie bei Module → bexio auf den Button ‘Artikel zu bexio exportieren’ klicken, damit diese Anpassungen in den bexio-Account synchronisiert werden.

Varianten

Es ist möglich Variationen eines Artikels zu erstellen, was bei mehreren Grössen oder Farben sinnvoll ist. Der Parentartikel (Hauptartikel) kann dabei nicht gekauft werden. Die Subartikel (Varianten) haben alle Eigenschaften eines „normalen” Artikels. Es wird lediglich der Name, Artikelbilder und Beschreibung von einem Parentartikel im Shop für die Darstellung benutzt. Beachten Sie dazu auch die spezifische Anleitung für Parent-/Subartikel.

Im Webshop wird in der Artikelbearbeitung („Neuer Artikel” oder „Artikel bearbeiten”) der Parentartikel und die zugehörigen Subartikel erstellt:

• Artikel-Nr des Hauptartikel definieren
• Name und Beschreibung
• Preis des „Parent-Artikel” ist -1
• Die Variationen (Subartikel) dazu erfassen

Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn der Artikelerfassung einen Import aus bexio an den Shop gemacht haben. Danach können Sie mit dem Erfassen und Verknüpfen der Artikel beginnen. Anschliessend muss ein Export an bexio durchgeführt werden.

Kundenimport

Der Import von Kundendaten, welche in bexio bereits vorhanden sind, ist nicht automatisiert und macht nur bedingt Sinn. Im Online-Shop sollten die Kunden nur importiert werden, wenn Sie ihnen auch gleich ein Login mit Passwort zuweisen und den Kunden informieren, ansonsten enstehen nur Dubletten. Wenn Sie die Kasse verwenden sollten Sie auch nur einen Import machen, wenn Sie auch vorhaben die Einkäufe einem Kunden zuzuweisen.

1. Exportieren Sie Ihre Kontakte in bexio. Kontakte → Import/Export (oben rechts) → Kontaktliste (.csv)
2. Passen Sie die Spaltenüberschriften wie folgt an:

Erfassung Sie unbedingt auch das Land des Kunden.

Achtung bei Firmenkunden werden in bexio die Namensfelder anders verwendet. Hier empfiehlt sich ein getrennter Import von Firmen und Privatkunden. Die Spalten Login und Passwort für Shop-Kunden müssen Sie selbst noch einfügen.

1. Daten bereinigen

Bexio gibt die Nummern mit Hochkommas aus, diese müssen vor dem Import unbedingt entfernt werden. Am einfachsten mit der Funktion „Suchen & Ersetzen”. Ebenfalls die müssen die nachstehenden Nullen bei der Kundennummer entfernt werden.

4. Datei speichern

Die Datei muss in folgendem Format vorhanden sein:

• .csv-Format
• Zeichensatz: Unicode UTF-8
• Trennzeichen: Semikolon

5. Zuordnung

Beim Bestellungsexport überprüft der Shop, ob es bereits einen Kunden mit derselben Kundennummer in bexio gibt. Falls ja, wird dieser Kontakt verknüpft und in seinem Namen ein Auftrag angelegt.

Webkasse

Die Webkasse kann als Einzellösung oder mit dem Webshop betrieben werden. Bestellungen aus der Kasse werden direkt als Rechnung mit der Zahlungsart „Barzahlung” verbucht. Freie Artikel sind momentan nur für 8% MWST verfügbar.

Bestellungen

Bezahlungsarten

In bexio werden die Webshop Bestellungen als Auftrag erstellt und je nach Bezahlungsart wird auch gleich eine Rechnung angelegt. Käufe über die Webkasse werden direkt als eine bezahlte Rechnung übernommen und verbucht. Die Zahlungskonditionen werden vom Webshop an bexio übergeben:

Kundennummer und Rechnungsnummer

Standardmässig wird das Modul so konfiguriert, dass die Vergabe der Kunden- und Rechnungsnummer durch bexio erfolgt, damit Überschneidungen und Fehler vermieden werden können.

Falls dies noch nicht der Fall sein sollte: Unter ‘Shop-Einstellungen’ → ‘Shop Konfiguration’ → ‘Konfiguration’ → ‘Steuerungskonstanten dieses Shops ansehen und bearbeiten’ → ‘Konfigurationseditor’ stellen Sie die Felder KUNDEN_NR_ERZEUGEN und RECHNUNGS_NR_ERZEUGEN auf false um.

Queue

Ab Version 6 des PepperShops kann mithilfe der Queue die Übermittlung jeder Bestellung ins Bexio überwacht werden. In der Shop-Administration kommen Sie via ‘Kunden/Bestellung’ → ‘Kundenmanagement’ in die Bestellübersicht. Klicken Sie hier auf die Bestellreferenz/Rechnungsnummer, um in die Detailansicht der Bestellung zu gelangen

Wählen Sie das Tab ‘Queue’. Ihnen wird nun angezeigt, welche Übermittlungen Erfolgreich (FINISHED) waren, welche fehlgeschlagen (FAILED) und welche noch in Bearbeitung (WAITING) sind. Jeder Queue-Eintrag ist ausklappbar und liefert so detailliertere Informationen zum Übertragungsfehler. Mit einem Klick auf den blauen Button ‘Job nochmals ausführen?' kann man diese Übermittlung manuell nochmals anstossen.

Im obigen Screenshot sehen wir, dass die Artikel nicht korrekt übermittelt wurden. Im untenstehenden Screenshot wurde der Fehler behoben und die Übermittlung der Artikel klappte einwandfrei.

Datensynchronisation

In folgendem Diagramm soll der Datenfluss verdeutlicht werden. Einschränkungen:

• Programmierungen für Artikeltotalrabatte können nicht angewendet werden.
• Kategorien, Bilder und Staffelpreise müssen einmalig manuell erfasst werden.
• Die Daten aus bexio sind nur mit einer Währung und Sprache exportierbar. Jedoch können im Shop mittels Faktorumrechnung auch Fremdwährungen angeboten werden. Die Artikeltexte in Fremdsprachen sind ebenfalls im Shop zu erfassen.
• Kunden können nicht aus bexio in den Shop exportiert werden. Dadurch entsteht bei einer Bestellung eines bestehenden Kunden ein Duplikat.

Installation

Glarotech GmbH Hostingkunden erhalten das Modul nach Bestellung fertig installiert.

Für Kaufkunden, welche den Shop auf einem externen Server gehostet haben, steht das bexio Modul leider nicht zur Verfügung.

Wichtige Hinweise

Schnittstelle

• Bexio ist das massgebliche System für die Bearbeitung. Wenn Sie Änderungen an Preisen, Lagerbeständen oder Beschreibungen haben, geben Sie diese in bexio ein. Danach wählen Sie im Shop die Funktion Artikel von bexio importieren.
• Nur Artikel mit einem Lagerbestand > 0 werden an den Shop exportiert. Kategorien ohne Artikel werden beim Import gelöscht.
• Löschen Sie keine Kunden in bexio, da bei erneuter Bestellung dieses Kunden die Kontakt ID nicht mehr gefunden wird. Ebenso sollte der Import immer aktuell sein, dass der Kunde keinen Artikel bestellen kann, der bereits in bexio gelöscht wurde.
• Falls bei einem Import oder Export eine Fehlermeldung erscheint, sehen Sie die Ursache darin aufgeführt. Starten Sie den Prozess nochmals nachdem der Fehler behoben ist.

Einzahlungsscheine

Für den Druck von QR-Rechnungen aus dem Shop benötigen Sie das PDF Druck Modul und das Einzahlungsscheine Modul. Für die vollständige Anleitung schauen Sie bitte in die Einzahlungsscheine Anleitung.

Vorgehen bei Fehlermeldungen

Artikel-Import

Beim Importieren der Artikel von bexio zu PepperShop können Fehlermeldungen auftauchen, da folgende Daten in bexio keine Pflichtfelder sind:

• Produktcode
• Einheit
• Preis (ansonsten wird CHF 0.- verwendet)
• Falls verwendet: Lagerbestand

Bitte tragen Sie die Daten in bexio korrekt ein und starten Sie den Import erneut.

Bestellungsexport

Falls bei der Übertragung der Bestellung zu bexio ein Problem auftaucht, wird der Export abgebrochen und eine Fehlermeldung per E-Mail versendet sowie im Dashboard ausgegeben. Bitte gehen Sie zur Behebung wie folgt vor:

Bitte kontrollieren Sie nun anhand der Bestellbestätigung, ob in bexio der Auftrag korrekt angelegt wurde. Es kann sein, dass je nach Meldung ein Status nicht ausgelöst wurde oder Artikelpositionen fehlen. Ergänzen Sie, wo nötig, manuell und verarbeiten Sie die Bestellung wie gewohnt.

Hilfe

Vielleicht finden Sie die Antwort bereit in den häufig gestellten Fragen (FAQ)? Ansonsten steht Ihnen das Kundenforum mit schnellen und kompetenten Antworten 24h am Tag zur Seite: http://www.peppershop.com/forum/.