Post Logistics Versandoptionen

Einleitung

Mit dem Modul ‘Versandoptionen’ stellen Sie Ihrem Kunden eine Vielzahl an Optionen für den Versand zur Verfügung.

Das Modul erlaubt Ihnen, direkt aus dem Webshop heraus einen Rüstschein mit dem Aufgabeort und der Aufgabezeit des Pakets zu generieren.

Zusätzlich lässt sich Frankierungen mit den gegebenen Optionen automatisiert erstellen. So weiss der Postbote beispielsweise, dass die Ware im Paket zerbrechlich ist.

Installation

Systemanforderungen

Um das Versandoption Modul einsetzen zu können, ist ein PepperShop Professional oder Enterprise erforderlich. Vorausgesetzt werden die Module Identity Provider und PDF-Druck und ein Geschäftskonto bei der Schweizerischen Post.

Installation des Moduls im PepperShop

Um das Modul im PepperShop zu installieren, geht man in die Shop-Administration des eigenen PepperShops und wählt dort den Menüpunkt ‘Module’ > ‘Modulverwaltung’. Hier sieht man auf der linken Seite (nicht installierte Module) den Eintrag ‘Versandopionen’. Diesen Eintrag nun anwählen und unten auf den Button ‘Installieren’ klicken. Wenn alle Tests positiv verlaufen sind, kann man die Folgeseite bestätigen und sieht das Modul nun installiert auf der rechten Seite angezeigt. Nun ist das Versandoptionen Modul technisch installiert.

Weiter werden nun die Inbetriebnahme des Moduls beschrieben.

Konfiguration des Identity Provider Moduls

Um das Versandoptionen Modul verwenden zu können, konfigurieren und aktivieren Sie vorgängig das Identity Provider Modul.

Wir empfehlen, im Identity Provider Modul die Einstellung *‘Ort vervollständigen anhand von PLZ’ zu *aktivieren.

Aktivierung der Hausnummer in den Kundenattributen

Bei gewissen Versandarten (z.B. AZS) ist es nötig, dass die Strasse und die entsprechende Hausnummer strikt voneinander getrennt sind.

Um diese Einstellung zu tätigen begeben Sie sich in der Shop-Administration unter ‘Shop-Einstellungen’ > Kundenattribute’.

Setzen Sie hier beim Attribut ‘Hausnummer’ die Häkchen bei verwenden und prüfen

Speichern Sie anschliessend ab.

Konfiguration des Versandoptionen Moduls in der Shop-Administration

Allgemeine Einstellungen

Aktiv: Aktivieren Sie das Modul ‘Versandoptionen’ mit einem Häkchen

E-Mail Same Day Delivery: Hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, an welche die Notifikation der Bestellungen gesendet werden, welche noch am selben Tag (Same-Day-Delivery) geliefert werden müssen. Es ist sinnvoll, eine E-Mail-Adresse anzugeben, auf welche Sie stetig zugreifen können.

Nichtversand heute zeigen: Soll der Kunde darauf hingewiesen werden, dass der Versand mit der gewählten Lieferart heute nicht mehr möglich ist?

Same Day Delivery nur bei Artikel welche heute auslieferbar sind: Soll die Auslieferung gleichtags ausgeschaltet werden, sobald sich Artikel im Warenkorb befinden, welche aufgrund des zu tiefen Lagerbestands nicht sofort verfügbar sind?

**AZS, DIRECT verwenden falls möglich: **Soll bei der Versandart mit Same Day Delivery ‘AZS, BKS’ automatisch auf ‘AZS, DIRECT umgeschaltet werden falls dies möglich wäre?

Webservice Barcodegenerierung

WSBC/Frankierung verwenden

Aktivieren Sie hier mit einem Haken die Frankierung über WSBC.

Produktivsystem

Aktivieren Sie das Produktivsystem.

Layout

A5 ist sehr empfehlenswert, da bei diesem Format die meisten Informationen gedruckt werden können. (Beispiel eines Barcodes finden Sie in den Beilagen)

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Schweizerischen Post übermittelt.

Absenderadresse

Tragen Sie hier die Anschrift ein, von welcher die Pakete versendet werden.

Avisierungsservice

Mit dem Avisierungsservice werden Versender und Empfänger automatisch via E-Mail oder SMS über den Status einer Sendung informiert, sobald das gewünschte Sendungsereignis stattfindet. Der Avisierungsservice kostet CHF 0.10 / Meldung. Detailliertere Informationen zu den verschiedenen Avisierungsservices sind unter Punkt 5 in dieser Anleitung zu finden.

Freitexte bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, sogenannte Freitexte zu verfassen, welche dem Kunden/Empfänger in der E-Mail oder im SMS angezeigt werden.

SMS verwenden falls möglich

Aktivieren Sie dieses Häkchen, wenn der Empfänger immer via SMS über die Sendung informiert wird. Vorausgesetzt der Empfänger hat eine Handynummer angegeben. Wenn nicht, erhält er eine E-Mail.

Benachrichtigung an Shop-Betreiber

Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse und Handynummer an, wenn die Avisierung an den Shop-Betreiber gerichtet ist.

Zusatzdienste

Abhängig von der Lieferart, welcher der Kunde beim Bestellvorgang auswählt, erscheinen automatisch die entsprechenden Zusatzdienste (in Form von Artikel) im Warenkorb.

Sie haben die Möglichkeit, diese Artikel/Zusatzdienstnamen zu bearbeiten, sie umzubenennen und ihnen Preise zu vergeben. Der Grund, warum die Zusatzdienste wie Artikel behandelt werden, hängt damit zusammen, dass kostenpflichtige Dienste wie z.B. „Sendung deponieren” auf korrektem Wege an ein am Webshop angehängtes ERP übermittelt werden kann.

Same Day Delivery

Erläuterung der Begrifflichkeiten

Was ist Same Day Delivery?

Wie der Englische Begriff bereits antönt, geht es bei der Same Day Delivery darum, dass der Besteller der Ware das Paket noch am selben Tag empfängt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Distributionsbasis (im Modul dt. DB/ frz. CB) und einer normalen Abgabestelle?

Distributionsbasen sind Logistikstandorte im Distributionsnetz der Schweizerischen Post. Von da aus werden die abgegebenen Pakete direkt an den Empfänger weitergeleitet.

Das Paket muss jeweils um 14:00 Uhr an der Distributionsbasis abgegeben worden sein, damit eine Lieferung am selben Tag noch möglich ist. Wichtig: Um Ihre Pakete direkt an einer Distributionsbasis abgeben zu können, brauchen Sie einen Vertrag mit der Schweizerischen Post.

Die normale Abgabestelle ist eine herkömmliche Postfiliale, bei welcher Sie Ihr Paket ohne vorgängig abgeschlossenen Vertrag abgeben dürfen. Die Abgabezeiten sind hier – nicht wie bei den Distributionsbasen – je nach Poststelle unterschiedlich.

Erläuterung der Spalten

PLZ: Postleitzahl der Abgabestelle / Distributionsbasis

Name: Name der Abgabestelle / Distributionsbasis

Bestellannahmezeit: Tragen Sie ein, bis wann der Endkunde bestellt haben muss, damit die Gleichtageszustellung gewährleistet ist

Belieferbare PLZs: alle PLZ, welche von dieser Abgabestelle / Distributionsbasis noch am selben Tag/Abend beliefert werden können.

Versandbasen: Art der Lieferung, welche mit dieser Abgabestelle / Distributionsbasis möglich ist.

Einrichtung der Same Day Delivery im Shop

In dieser Übersicht wird dargestellt, welche Distributionsbasis, welche Postleitzahlen (PLZ) beliefert.

Auch sehr relevant ist die Abgabezeit. Um diese Zeit muss das Paket an der Annahmestelle der Schweizerischen Post sein, damit eine Lieferung am selben Tag gewährleistet ist.

1. Aktivieren Sie nun die Distributionsbasen/Abgabestellen und geben Sie an, bis wann der Kunde spätestens bestellen kann, dass Sie die Lieferung noch am selben Tag bis zur Abgabezeit bei der Schweizerischen Post abgeben können. Wenn beispielsweise ein Kunde aus einem weiter entfernten Ort bestellt, sucht sich der Shop die spätest mögliche Distributionsbasen der aktivierten Basen aus.

Speichern Sie ab, um alle eingegebenen Daten zu sichern.

Erstellen der Versandart Same Day

Um Versandarten zu erstellen, begeben Sie sich in Ihre Shop-Administration und gehen anschliessend wie folgt vor: ‘Shop-Einstellungen’ => Lieferländer / Versand’

2. Bearbeiten Sie eine Ländergruppe 2. Erfassen Sie eine neue Versandart und bearbeiten Sie diese anschliessend
3. Vergeben Sie Ihrer neu erstellten Versandart eine Bezeichnung, sowie eine Zusatzinfo, in welcher die Versandart näher beschrieben wird. Achtung: Diese Informationen werden dem Besteller bei der Auswahl der Lieferart angezeigt.
4. Wählen Sie die Versandart
   • AZS, DIRECT (heute Abend, Distributionsbasen): Diese Lieferart braucht einen Vertrag zwischen Händler und der Schweizerischen Post.
   • AZS, SKB: Lieferung heute Abend
   • SKB: Lieferung heute Nachmittag
   • AZS, PRI: morgen Abend
   • AZS, ECO: Abend übermorgen+
   • SEM (Swiss-Express Mond): Lieferungen können bis kurz vor Schalterschluss aufgegeben werden. Die Post liefert diese am nächsten Werktag – inklusiv Samstag – bis um 9 Uhr aus.
   • PRI, SA: Mit dieser Zusatzleistung stellt die Post die Pakete auch am Samstag zu.
5. Definieren Sie noch die Aufgabezeiten und die Versandkosten Natürlich können Sie auch andere Versandarten wie beispielsweise Samstagslieferung (PRI, SA) aktivieren.

Zusatzdienste

Das umfassende Angebot an Zusatzdiensten der Schweizerischen Post sorgt dafür, dass Ihre Sendung auf die von Ihnen gewünschte Weise und nach den von Ihnen bestimmten Bedingungen beim Empfänger ankommt. Die Preise der einzelnen Zusatzdienste finden Sie auf der Internetseite der Schweizerischen Post.

Beim Auswählen der verschiedenen Zusatzdienste kann es vorkommen, dass einige Dienste nicht miteinander kompatibel sind

• Beleglose Nachnahme: «Ware gegen Geld»: Die Sendung wird dem Empfänger nur gegen Bezahlung des vollständigen Nachnahmebetrags und gegen Unterschrift ausgehändigt.
• Beispiel: die Zusatzdienste ‘Sendung deponieren’ und ‘eigenhändige Übergabe’ können nicht zusammen angewendet werden, da sie sich widersprechen. Sie erhalten jedoch umgehend eine Fehlermeldung, falls Ihre zwei Zusatzdienste nicht kompatibel sind.
• Eigenhändige Übergabe: Das Paket wird persönlich an den Empfänger übergeben. Vollmachten sind ungültig.
• Sperrgut: Als Sperrgut gelten Pakete, die in den Abmessungen das grösstmögliche Standartpaket übersteigen.
• Manuelle Verarbeitung: Hier handelt es sich um Pakete, welche aufgrund ihrer Form oder Verpackung nicht automatisch sortiert werden können. Diese müssen daher von der Schweizerischen Post manuell verarbeitet werden.
• Zerbrechlich: Diese Sendungen erhalten empfindliche und/oder zerbrechliche Ware. Diese werden von der Schweizerischen Post besonders sorgfältig behandelt.
• Zusatzversichert: Wertvolle Waren sollten mit der Zusatzleistung Assurance versendet werden. Damit erhöht sich die Haftungssumme und Sie erhalten überdies auch einen formellen Nachweis des Empfangs.
• Auslieferung gegen Unterschrift: Die Paketboten händigen die Sendung nur gegen Unterschrift aus und erfassen dabei den Namen der empfangenden Person
• Lieferung telefonisch avisieren: Der Empfänger wird vor der Auslieferung der Ware telefonisch avisiert. Diese Zusatzleistung ist bei Baustellen sehr üblich.
• Inhalt zustellen, Box mitnehmen: Diese Dienstleistung richtet sich an Versender von individuellen Mehrwegbehältern. Damit geht der Mehrwegbehälter umgehend zurück an den Absender.
• Erfolglose Zustellung: Sendung gleichtags als Priority zurücksenden: Können die Paketboten ein Paket nicht zustellen, senden wir es umgehend an den Absender zurück. Die Anweisung ist vor allem bei verderblichen Waren wie zum Beispiel Medikamenten und Esswaren praktisch.
• Sendung deponieren: Der Empfänger der Ware kann diese Zustellanweisung selbst auswählen. Dabei steht ihm ein Freitext zur Verfügung, bei welchem er erwähnen kann, wo die Sendung deponiert werden darf.
• Zustellinformationen in der Dokumententasche beachten: Damit hinterlassen Sie spezielle Anweisungen für den Zustellboten (z.B. Lieferschein ausfüllen).
• Austausch/Rücknahme: Als Versender verlangen Sie einen Austausch oder eine Rücknahme von Geräten oder Waren bei Ihren Kunden. Ihre Kunden werden via SMS und/oder E-Mail vorinformieren, dass wir ihr Gerät austauschen oder zurückholen.
• Keine Zustellung ins Ablagefach oder an Nachbar; keine Deponierung: Mit dieser Zustellanweisung stellen Sie sicher, dass wir Ihre Sendungen nur an bezugsberechtigte Personen im adressierten Haushalt zustellen
• Sendung dem Empfänger direkt auf der Etage zustellen: Das Paket wird dem Empfänger direkt in die Etage zugestellt, in welcher er wohnt. Vorallem in der Romandie verfügt die Post über viele Codes für die verschlossenen Treppenhäuser. Als Alternative weiss der Postbote, bei wem er klingeln kann, um die Tür ins Treppenhaus zu kommen.

Avisierungsservices

Mit der Dienstleistung «Avisierungsservices» werden Versender und Empfänger automatisch via E-Mail oder SMS über den Status einer Sendung informiert, sobald das gewünschte Sendungsereignis stattfindet.

Folgende Informationen können mitgeteilt werden:

• Avisierung «Auftragsbestätigung»:
  • Diese Nachricht teilt Ihren Kunden mit, dass Sie uns die Bestellung übergegeben werden.
  • Anhand der Sendungsnummer können sie die Sendung im Internet verfolgen.
• Avisierung «Zustellinformation»:
  • Diese Nachricht teilt Ihren Kunden mit, an welchem Tag ihnen die Bestellung übergeben wird.
    • Mitteilung «Samstagszustellung»:
    • Ankündigung einer Sendung für den nächsten Samstag
    • Mitteilung «Abendzustellung»:
    • Ankündigung einer Sendung für die Abendzustellung (gleichtags oder am Folgetag)
• Avisierung «Abholinformation»:
  • Diese Meldung richtet sich an Empfänger, die Sendungen in ein Postfach oder postlagernd erhalten und teilt ihnen mit, dass ihre Sendung abholbereit ist.Avisierung «Erinnerung an Empfänger»
  • Diese Mitteilung erinnert Ihre Kunden daran, dass sie die Sendung noch nicht abgeholt haben.
• Avisierung «Übergabestatus an Versender»
  • Diese Mitteilung geht an die Versender und informiert sie über den Status der Sendung
  • (z.B. zugestellt, zur Abholung bereit, weiterer Zustellversuch erfolgte).

Bestellvorgang

Der Besteller legt einen oder mehrere Artikel in den Warenkorb Ihres Webshops.

Im Warenkorb wählt er anschliessend die Lieferart ‘Same Day Delivery’ aus, weil er die Ware dringend heute noch benötigt. Er gibt die Lieferadresse ein und klickt auf den Button ‘überprüfen’.

Der Shop prüft nun zusammen mit der Schweizerischen Post, ob die Lieferadresse angeliefert werden kann.

Das Resultat der Prüfung zeigt dem Kunden an, an welchem Tag die Lieferung bei ihm eintreffen würde.

Generieren Rüstschein und Frankierung

Der Rüstschein ist ein wichtiges Hilfsinstrument in der Warenwirtschaft. Er enthält Angaben über den Inhalt und das Handling der Lieferung/Bestellung. Auf dem Rüstschein erscheinen alle möglichen Distributionsbasen inklusive späteste Abgabezeit. So kann sich der Lagermitarbeiter selbst aussuchen, wohin er das Paket gerne bringen möchte.

Die Frankierung beinhaltet Informationen zu den ausgewählten Zusatzdiensten und Optionen. Sind im Paket beispielsweise Teller oder Gläser, so ist auf der Frankierung vermerkt, dass der Inhalt des Pakets zerbrechlich ist.

Generierte Frankierungen sind 1 Jahr gültig und werden erst bei Paketaufgabe kostenpflichtig in Rechnung gestellt.

Um den Rüstschein und die Frankierung generieren zu können, gehen Sie in Ihrer Shop-Administration wie folgt vor: ‘Kunden/Bestellungen’ => ‘Kundenmanagement’

1. Klicken Sie anschliessend auf das PDF-Icon rechts vom Bestellstatus.

Es öffnet sich nun ein neues, kleineres Fenster.

2. Öffnen Sie den Rüstschein
3. und generieren Sie die Frankierung

Homologation und Freischaltung

Die Homologationsphase betrifft den Webservice Barcode. Mit der Aktivierung des Webservices wird für die entsprechende Frankierlizenz automatisch jeder Adressträger mit einem ‘Specimen’-Aufdruck versehen. Solange dieser erscheint, dürfen Adressträger nicht für den produktiven Einsatz verwendet werden. Der Webservice «Barcode»kann in diesem Teststatus durch den Kunden eingerichtet und getestet werden. Eine Freischaltung des Webservice «Barcode» für die entsprechenden Frankierlizenzen auf Produktion erfolgt erst nach erfolgreicher Homologation der Adressträger durch die Post CH AG.

Prozess Homologation

• Sie erstellen fünf Musteradressen mit integriertem Sendungsbarcode auf dem Originaladressträger
• Sie senden die Musteradressen direkt an eine der nachfolgenden Adressen. Für die Homologation von Paket-, Express- oder Kuriersendungen oder Lösungen (Direct, VinoLog) senden Sie zusätzlich das ausgefüllte Kundenblatt im Kap. 7, Anhang 1, ein.
• Das Kompetenzzentrum Verpackungs- und Adressqualität bzw. der Ansprechpartner für Brief-Barcodes prüft die Gestaltung
• Sind nicht alle Anforderungen erfüllt, nimmt die Post mit Ihnen Kontakt auf und bespricht die notwendigen Korrekturen und die nächsten Schritte
• Das Kompetenzzentrum teilt die Freigabe der Adressträger direkt dem Support Webservice «Barcode» mit. Dieser aktiviert anschliessend den Webservice «Barcode»
• Der Support Webservice «Barcode» informiert Sie per E-Mail über die erfolgte Freischaltung. Anschliessend können Sie den Webservice «Barcode» nutzen

Folgende Empfehlungen dienen Ihnen zur schnellen Erreichung der erforderlichen Qualität für die Homologation:

• Die Formatgrösse des Adressträgers entspricht den vorgegebenen Abmessungen
• Ein guter Printkontrast ist vorhanden
• Eine gute Papierqualität der Versandetikette wird verwendet, um einen sauberen Druck zu erzielen
• Der Drucker befindet sich im Normalmodus (z.B. nicht im Sparmodus mit Effekt ‘Tonerarm’)

Mögliche Probleme

PDF (Rüstschein / Frankierung) können nicht generiert werden:

Im Falle, dass sich die PDF-Dateien nicht generieren lassen, bereinigen Sie die Zugriffsrechte in Ihrer Shop-Administration über ‘Shop-Einstellungen’ => ‘Shop Konfiguration’ => ‘Operationen’

Etikettendruck passt nicht / falsche Grösse:

Wir empfehlen den Druck aus dem Acrobat Reader und nicht direkt aus der Vorschau des Browsers. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Sie die Skalierung bei 100% einstellen, da ansonsten die Vorgaben der Schweizerischen Post betreffend Grösse des Barcodes nicht eingehalten werden.

Andernfalls haben Sie vielleicht in der Modulkonfiguration die falsche Layoutgrösse gewählt. Es stehen A5, A6 und A7 zur Verfügung.

Beilagen/Beispiel

Rüstschein

Frankierung

E-Mail-Meldung Same Day Delivery