Abonnemente

Einleitung

Mit dem PepperShop Abonnemente Modul haben Sie die Möglichkeit ausgewählte Artikel in einer definierten Periodizität wiederkehrend zu verkaufen. Die Bestellungen werden für den gewünschten Zeitpunkt erstellt und Sie frühzeitig über die nächsten Aufträge informiert. Der Kunde erhält in seinem Kundenkonto ein Maske um seine Abonnemente zu verlängern, zu pausieren oder zu stornieren sowie einen Kommentar zu hinterlegen.

Modulinstallation

Nach dem Kopieren der Dateien wechselt man im Browser zur Shop-Administration und wechselt dort ins Menü ‘Module’ → ‘Modulverwaltung’. Auf der linken Seite, bei den noch nicht installierten Modulen, sieht man nun das Abonnemente Modul aufgelistet. Hier einfach das Abonnemente Modul anwählen und auf den ‘Installieren’ Button klicken.

Wenn die Installationsroutine ohne Probleme durchläuft, wird dies auf der darauf folgenden Seite kommuniziert. Die Installation des Moduls ist jetzt abgeschlossen. Definieren Sie nun die Standard-Einstellungen Ihres Abonnements. Folgen Sie dazu den Anweisungen des nächsten Kapitels.

Konfiguration des Abonnemente Moduls

Konfiguration

Öffnen Sie in der Modulübersicht nun das Abonnemente Modul für die Konfiguration (Abbildung 2).

Allgemeine Einstellungen:

• Rüstschein
  • Die Aktivierung führt zu automatisierten Zustellung eines Rüstscheines als PDF per E-Mail. Dieser enthält alle fälligen Artikel, die Kommentare von den Bestellungen und aus dem Kundenkonto. Gleichzeitig werden auch alle Lieferscheine und allfällige Grusskarten generiert.
  • Bearbeitungszeit: Hier definieren Sie, wie viele Tage im Voraus Sie diesen erhalten wollen. Der Lieferschein wird je nach Konfiguration (siehe folgender Punkt Feiertage) vor oder nach dem Feiertag angelegt. Der Rüstschein wird immer vor dem Feiertag generiert. Dasselbe gilt für Tage ohne Auslieferung. Beispiel: Es wird immer am 24. des Monates geliefert. Wenn dieser nun auf einen Sonntag fällt, wird die Lieferung für den Freitag, 22. erstellt. Wenn der Dienstag (3 Tage vorher) ein Feiertag ist, wird der Rüstschein bereits am Montag generiert.
• Feiertage: Werden die Bestellungen vor, am oder nach dem Feiertag ausgeliefert?
• E-Mail Bestätigung: aktiv = Der Shopbetreiber erhält bei der Generierung eine Bestellbestätigung für die Auslieferungen.
• Auslieferungstage: An diesen Tagen kann eine Auslieferung erfolgen (betrifft vorallem Lieferung, welche die Auslieferung an variablen Wochentagen haben.) Die restlichen Tage werden wie Feiertage behandelt.

Standard für Artikel Alle Abonnements-Artikel werden mit diesen Daten bereits ausgefüllt, individuelle Anpassungen können noch pro Artikel vorgenommen werden. Beachten Sie, dass dies nur die Voreinstellungen für neue Artikel sind und keine Änderungen in bestehenden Abonnements bewirkt.

• Bezahlung gilt für: Die Bezahlung des Artikels gilt für die hier angegebene Anzahl Auslieferungen. Wenn diese Anzahl ausgeführt wurde, dann wird eine neue Bestellung mit dem Rechnungsbetrag ausgelöst. Dazwischen werden die Bestellungen mit dem Artikelbetrag 0 CHF ausgeführt (Lieferungskosten können trotzdem noch entstehen).
• Mindestanzahl an Auslieferungen: Erst nach dieser Anzahl Auslieferungen kann das Abonnement gekündigt werden. Dem Kunden wird diese Zahl als Mindestdauer angezeigt.
• Auslieferungen nach Kündigung: Nach erfolgter Kündigung werden noch diese Anzahl an Auslieferungen gemacht. Dem Kunden wird diese Zahl als Kündigungsfrist angezeigt.
• Separierung Abo-Artikel: Sollen mehrere Artikel jeweils einzeln in den Warenkorb gelegt werden? Standardmässig ist dieses Feld aktiv, da ansonsten Artikel nicht einzeln storniert werden können. Bei grossen Mengen empfiehlt sich das Feld zu deaktivieren
• Auswahl Einzelbestellung/Abobestellung:
  • Keine Auswahl: Das Produkt kann nur als Abonnement gekauft werden, sofern Abonnementsdaten hinterlegt wurden.
  • Auswahl standardmässig Abobestellung: Das Produkt kann als Abonnement oder Einzelprodukt gekauft werden, die Vorauswahl ist jedoch das Abonnement. Umgekehrt gilt das Gleiche für die Einzelbestellung.

Standard Auslieferungsperiode

Das Beispiel in Abbildung drei zeigt eine Auslieferungsperiode, welche monatlich am 25. ausgeliefert wird. Das Abonnement endet nach 12 Auslieferungen automatisiert. Hier definieren Sie, wie oft sich die Auslieferungen wiederholen.

• Intervall: Alle x Tage/Wochen/Monate wird die Auslieferung ausgelöst.

• Art der Wiederholung

  • Täglich: Alle x Tage

  • Wöchentlich: Alle x Wochen an einem bestimmten Wochentag

  • Monatlich:

    • Tag des Monates: Jeder x. Tag des Monates. Bei negativen Zahl beginnt die Zählung am Ende des Monates. (-1 = letzter Tag des Monates)
    • Tag der Woche: Jeweils am x. Wochentag der x. Woche des Monates
    • Erster Tag des Monates
    • Letzter Tag des Monates

  • Jährlich (jeweils zum ursprünglichen ersten Auslieferungsdatum, dies kann bei Feiertagen variieren)

• Ende:

  • Unendlich aktiv = das Abonnement muss gekündigt werden, da es ansonsten ewig weiterläuft
  • Unendlich inaktiv = das Abonnement endet nach x Auslieferungen und muss vom Kunden verlängert werden. Dies ist im Kundenbereich möglich.

Standard Rechnungsperiode

Die Konfiguration basiert auf demselben System wie die Auslieferungsperioden. Das Ende beibt ausgegraut, da die Rechnungsperiodizität durch die letzte Auslieferung beendet wird.Die Rechnungen werden jeweils für alle fälligen Artikel pro Kunde, Währung und Lieferadresse generiert. Es ist irrelevant, wie der Kunde ursprünglich bezahlt hat, alle Folgeaufträge werden gegen Rechnung ausgeliefert.

Feiertage

Die häufigsten gesetzlich anerkannten Feiertage der Schweiz sind bereits vorerfasst. Dazu können weitere lieferfreie Tage wie Betriebsferien hinterlegt werden.

Artikel als Abonnement erfassen

Wählen Sie in der Shop-Administration unter ‘Artikel’ entweder ‘Neuen Artikel’ oder ‘Artikel bearbeiten’. In diesen Masken finden Sie zuunterst die Abonnementsverwaltung. Nach der Aktivierung stehen Ihnen dieselben Funktionalitäten wie in der Modul-Administration zur Verfügung. Die Werte sind mit den in Kapitel 4 erfassten Standardwerten ausgefüllt und können nun pro Artikel beliebig verändert werden. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung von Parent-/Subartikeln die Konfiguration jeweils pro Subartikel vorgenommen werden muss. Ebenso muss die Darstellung via Dropdown-Auswahl verwendet werden. Diese Einstellung finden Sie unter ‘Einstellungen’ → ‘Allgemeine’ → ‘Artikel bearbeiten’ → ‘Haupt- und Subartikel’ → ‘Anzeigetyp’.

Administration

Cronjob (geplante Aufgaben) Bei Hostingkunden der Glarotech GmbH wird jeden Morgen um ca. 05.00 Uhr ein Cronjob für die Generierung der Bestellungen, Rüstscheine und Lieferscheine ausgeführt. Die Start- und Ablaufzeit kann variieren und sollte im Projekt festgelegt werden. Somit müssen Sie sich nicht selbst darum kümmern. Dieser Vorgang kann auch manuell unter ‘Shop-Einstellungen’ > ‘Shop-Konfiguration’ > ‘Operationen’ > ‘Performance-Optimierung, veraltete Inhalte löschen’ gestartet werden. Die Generierung ist maximal einmal pro Tag möglich.

Log-Dateien Die Logs können Sie unter ‘Module’ → ‘Log-Viewer’ anschauen, sofern Sie diesen installiert haben. Ansonsten sind sie im Adminverzeichnis im Unterordner ‘log‘ aufzufinden. Die Log-Datei hat die Bezeichnung yy.mm.dd_365_abo.log. Jeden Tag wird eine neue Log-Datei erstellt und nach einem Jahr gelöscht.

Anwendungshinweise

Gutscheinrabatte

Es dürfen lediglich Rabatte , welche artikelbezogen sind, angewendet werden. Diese steuern Sie über die Gutschein-Kampagne mit verschiedenen Bedingungen. Diese gelten für die gesamte Abonnementsdauer sowie für allfällige Verlängerungen.

Versandkosten

In der Standardkonfiguration werden Abo-Artikel bei gemischten Warenkörben in der Versandkostenberechnung nach Gewichtsstaffelung nicht berücksichtigt. Bei der ersten Auslieferung folgt eine separate Rechnung für die Versandkosten. Dies kann durch die Glarotech GmbH auch angepasst werden.

Bezahlung

Die Initialbestellung kann mit einer beliebiger Zahlungsart getätigt werden. Alle Folgeaufträge werden jedoch als Rechnung generiert.

Rechnungsgenerierung

Für die Rechnungsgenerierung gilt folgender Ablauf. Bei Aktivierung der Bezahlung für mehrere Lieferungen wird dementsprechend auch nicht bei jeder Auslieferung eine Rechnung angelegt.

Dadurch, dass die Rechnung erst mit folgenden Lieferung generiert wird, können Artikel nachträglich hinzugefügt werden ohne dass sich die Versandkosten erhöhen.

Vorauskasse

Sofern Sie Vorauskasse anbieten möchten, benötigen Sie das Bezahlstatusmodul. Sobald Sie den Zahlungseingang bestätigen (Status gelb) oder verbuchen (Status grün) wird die erste Lieferung ausgelöst.

bexio

Sofern die Initialbestellung einen gemischten Warenkorb enthält, wird sofort ein Auftrag mit allen regulären Artikeln angelegt. Für die erste Auslieferung wird am geplanten Verarbeitungsdatum ein zweiter Auftrag in bexio angelegt.

Kundenseitige Bedienung

Artikeldarstellung

In Abbildung 7 ist nun ersichtlich, wie der Abonnement-Artikel dem Kunden angezeigt wird. Die Zusatzinfo besteht aus einem Block mit den Konfigurationen für die Lieferungen und Rechnungsstellung. Dieselben Informationen sind im Warenkorb und der Bestellübersicht nochmals ersichtlich. Ebenso erscheint je nach Konfiguration von ‘Auswahl Einzelbestellung / Abobestellung’ die Checkbox, damit der Kunde selbst entscheiden kann, ob er den Artikel einzeln oder im Abonnement bestellen möchte.

Verwaltung der Abonnemente im Kundenkonto

Im Kundenkonto ist die Verwaltung für alle offenen Abonnemente ersichtlich. Darin werden die Abonnements-Artikel aufgelistet, wie in Abbildung 8 dargestellt. Wenn die Abo-Separierung aktiviert ist, werden bei einem Abonnement mit mehreren identischen Artikeln trotzdem alle einzeln angelegt, was eine Teilstornierung möglich macht. Bei einem automatisch endendem Abonnement kann der Kunde dieses verlängern. Weiter kann die Auslieferung für eine gewisse Zeitspanne pausiert und Bemerkungen für den Shopbetreiber hinterlegt werden, welche auf dem Rüstschein erscheinen. Eine Stornierung ist erst nach der Aktivierung und dem Ablauf der Mindestdauer möglich.

Bitte beachten Sie, dass diese Verwaltung nur zur Verfügung steht, wenn der Kunde ein Konto angelegt hat. Es empfiehlt sich die Einstellungen für ein zwingendes Login einzustellen. Dieses können Sie unter ‘Einstellungen’ → ‘System Konfiguration'→ ‘Konfiguration’ → Steuerungskonstanten dieses Shops ansehen und bearbeiten’ → ‘Konfigurationseditor’ → ‘Zwangslogin’ auf true umstellen.

Kündigung des Abos

Der Kunde kann in seinem Account ein Abo jederzeit stornieren. Ab der Version 9 des PepperShops kann nun auch der Shopbesitzer das Abo des Kunden aus der Shopadministration heraus kündigen.

Unter Abonnemente -> Alle Abos -> Kündigen. Dies ist erst nach der ersten Auslieferung möglich.

Rüstschein

Wenn Sie in der Administration den Rüstschein aktiviert haben, werden Ihnen zum gewünschten Zeitpunkt die benötigten Unterlagen generiert und zugesendet. Sie erhalten eine E-Mail mit PDF-Dateien (Rüstschein, alle Lieferscheine und allfällige Grusskarten.

Anwendungsbeispiel

Eine Zeitschrift, welche immer am letzten Freitag des Monates versendet und einmal pro Jahr in Rechnung gestellt wird.

Installation

Systemanforderungen

Um das Abonnemente Modul einzusetzen, ist ein PepperShop v.6.0 Professional und das PDF-Modul erforderlich. In der aktuellen Version ist das Modul nur in Kombination mit bexio nutzbar.

Dateien kopieren und hochladen

Das Abonnemente Modul kann nach dem Bezug im Download Bereich des eigenen PepperShop Accounts heruntergeladen werden. Es besteht aus drei Verzeichnissen, die man in seinen installierten PepperShop kopieren muss. Dazu entpackt man zuerst das ZIP-Archiv. Es sind folgende Dateien enthalten, die hier mit den Zielverzeichnissen dargestellt werden: {shopdir}/shop/module/abo/ | Verz. {shopdir}/shop/module/Admin/abo/ | Verz. {shopdir}/shop/module/Admin/html_templates/abo/ | Verz. Die Dateien lassen sich einfach via FTP oder SCP zum Webserver hochladen. Der Platzhalter {shopdir} steht dabei für das Shopverzeichnis auf dem Webserver, wo unter anderem die Datei index.php zusammen mit README.txt zu finden ist. Weiteres Vorgehen, siehe Kapitel Modulinstallation.

Weitere Hilfe

Benötigen Sie weitere Unterstützung? PepperShop stellt Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.

• Oft hilft ein Klick in der Administration oben rechts auf das Fragezeichen Icon. Hier erhalten Sie direkt Hilfe zum betroffenen Thema.
• Diverse Antworten finden Sie in den FAQ. Diese sind ebenfalls in der Shopadministration über Hilfe&News -> Hilfearchiv aufrufbar. Oder über unsere Homepage https://www.peppershop.com/de/services/support/faq/
• In der PepperShop Academy https://www.peppershop.com/de/services/academy/ können Sie ganz einfach und bequem diverse kostenlose Video-Anleitungen finden.
• Gerne stehen wir Ihnen auch per Mail oder Telefon zur Verfügung (CHF 185./h) support@glarotech.ch oder +41 71 923 08 58