Trattamento degli ordini

Tempo di lettura richiesto: 6 minuti


Procedura dopo il ricevimento di un ordine

Trattamento di un nuovo ordine nella gestione dei clienti

Queste istruzioni descrivono come trattare un nuovo ordine ricevuto nel PepperShop e mostrano anche varie opzioni e processi. Lei, in quanto gestore del negozio, non è in alcun modo vincolato da queste procedure.

Se il suo PepperShop è collegato a una soluzione ERP (gestione della merce) che elabora gli ordini, questo manuale non è necessario perché questi passaggi vengono già mostrati là.

Ricezione dell’ordine

Il suo cliente completa un ordine nel negozio online. Il PepperShop invia un’e-mail di conferma dell’ordine al cliente e a lei come gestore del negozio. Questa e-mail contiene tutti i dati rilevanti per l’elaborazione dell’ordine: indirizzo del cliente e della fattura, indirizzo di consegna, dati identificativi dell’ordine e il carrello nella valuta e nella lingua appropriata. L’e-mail al gestore del negozio è ancora più dettagliata e contiene, tra le altre cose, un link diretto all’ordine nella gestione clienti del rispettivo PepperShop.

Non è sicuro al 100% che come gestore di un negozio riceverà sempre tutte le e-mail di conferma dell’ordine. Questo può avere diversi motivi (rilevamento di spam, problemi di routing, problemi SMTP, problemi di quote, ….) contro i quali il PepperShop non può fare nulla. È quindi meglio controllare periodicamente la gestione clienti nell’amministrazione del suo PepperShop per vedere se sono arrivati nuovi ordini, ad esempio una volta al giorno oppure a intervalli diversi a seconda del numero di ordini nel suo negozio. Nella gestione clienti (Amministrazione negozio → Clienti/Ordini → Gestione clienti) gli ordini più recenti vengono visualizzati immediatamente. Nella parte superiore è riportato l’ordine più recente.

Figura 1: Gestione clienti

Stato dell’ordine: “ricevuto” / Gestione clienti

Ora è possibile vedere tutti gli ordini in arrivo. Tutti i nuovi ordini ricevuti hanno lo stato dell’ordine ricevuto. Selezioni lo stato dell’ordine in corso se intende preparare l’ordine per la spedizione. Il cliente sarà quindi in grado di vedere l’avanzamento dell’elaborazione nel suo conto cliente sotto forma di stato dell’ordine.

Stato dell’ordine: “in corso”.

Controlli il tipo di pagamento:

  • pagamento in contanti (= incasso): assicurarsi che la merce sia disponibile.
  • Pagamento anticipato: non fare nulla finché non si è sicuri che l’importo corretto sia stato accreditato sul conto appropriato. Nella maggior parte dei casi, il numero di fattura o il numero di riferimento dell’ordine è indicato come identificazione. Se un cliente non ha pagato dopo una settimana, deve essere contattato. Dopo due o tre settimane al più tardi, è necessario cancellare l’ordine e informare il cliente via e-mail in modo che non vi siano prenotazioni di merci inutili o ordini non eseguiti.
    Il modulo di pagamento PepperShop1 viene utilizzato per gestire gli stati di pagamento. Con questo modulo è possibile specificare in qualsiasi momento lo stato del pagamento: non pagato, avviso di pagamento, soldi ricevuti.
  • Metodi di pagamento online (carte di credito, PayPal, PostFinance o altro): in linea di principio, dovrebbe essere possibile continuare senza problemi. Con alcuni metodi di pagamento, tuttavia, è necessario essere consapevoli dell’esistenza di un “rischio residuo” di mancati pagamento, ad esempio con PayPal. Con le carte di credito si è comunque al sicuro con un contratto 3D-Secure con inversione di responsabilità per l’esercente e con procedure di addebito.

Se il metodo di pagamento lo consente, è possibile preparare il pacco per la spedizione. Se sono stati acquistati prodotti fisici, questi vengono imballati o la merce in sospeso viene riordinata dal fornitore. (Per l’e-content2 questo non è necessario e l’ordine è quasi completo).

Quando tutti i prodotti sono pronti per la spedizione, è possibile stampare una bolla di consegna. Questo è più facile con il modulo PDF-Print3 preinstallato e già attivato per lei. Basta un clic per stampare una bolla di consegna.

Se si utilizza il modulo Webstamp o un’altra soluzione di affrancatura collegata, è possibile generare l’affrancatura e stampare l’etichetta (per ulteriori dettagli guardi le istruzioni per il modulo Webstamp4) e allegarla alla bolla di consegna / fattura - ad es. in una busta per documenti. Quando il pacchetto è pronto, arriviamo al punto successivo.

Stato dell’ordine: “inviato”.

Ora è possibile spedire il pacco.

Se ha ricevuto dal suo partner logistico i numeri di tracciamento dei singoli pacchi e sta utilizzando il modulo di tracciamento dei pacchi5 nel negozio online, inserisca i numeri di tracciamento per il tracciamento dei pacchi nell’amministrazione del negozio (voce di menu Traccia ordini). Se utilizza una soluzione di affrancatura integrata come il Webstamp, questo viene fatto automaticamente.

Ora il processo è così avanzato che possiamo informare il cliente che il suo ordine è stato spedito e la sua consegna è in arrivo. Questo può essere fatto in due modi diversi nella gestione dei clienti dell’amministrazione del negozio:

a) Clicchi sul pulsante Invia (busta) per ogni ordine inviato. Per motivi di sicurezza, il negozio chiede ancora una volta se si desidera davvero inviare una mail informativa al cliente. Confermare con “OK” se non ha dimenticato nulla.

Figura 2: Modifica dello stato dell'ordine

b) Per ogni ordine spedito, cambiare lo stato dell’ordine nel menu a tendina in inviato.

Ora lo stato dell’ordine viene cambiato automaticamente in inviato, e il cliente viene informato via e-mail che l’ordine è stato spedito. Se viene utilizzato il modulo di tracciamento dei pacchi ed è stato specificato un numero di tracciamento per l’ordine, questo verrà inviato nell’e-mail.

Stato dell’ordine: “completato”

La merce è stata spedita e l’elaborazione dell’ordine è quasi completa.
Quando lo stato dell’ordine cambia e viene concluso, l’ordine viene contrassegnato come completato.

Raccomandiamo di non impostare lo stato dell’ordine su completo fino a quando il pagamento non è stato effettivamente accreditato sul suo conto (questo è il caso per i pagamenti anticipati prima della spedizione, per i pagamenti in contanti non è necessario controllare). Soprattutto per i metodi di pagamento online, è importante che lei esegua il controllo con questo cambiamento di stato. I fondi della carta di credito sono talvolta trasferiti molto più tardi. Sulla base della nostra esperienza, possiamo riferire che anche i grandi istituti finanziari hanno già avuto transazioni che non sono state trasferite. Inoltre, il relativo ordine di acquisto può essere trasferito alla contabilità finanziaria.

Se spedisce merci su fattura, vorremmo darle qualche informazione in più qui:

  • non inviare la merce ad ogni cliente semplicemente su fattura. A seconda del segmento di clientela e dell’industria, il rischio di grandi inadempienze è elevato. Qui la sua esperienza le sarà sicuramente d’aiuto. In particolare, consigliamo ai commercianti che hanno appena iniziato di disattivare questa modalità di pagamento.
  • Se si offre la possibilità di pagare tramite, si consiglia di introdurre un controllo del credito6 per mantenere il rischio calcolabile (ad es. con il modulo Deltavista7).
  • Esistono inoltre collegamenti a sistemi per l’ulteriore elaborazione degli ordini o per la creazione di fatture PVR, come ad esempio il modulo per la stampa di polizze di versamento PVR. Anche i fornitori classici di servizi di factoring sono collegati.
  • Con il modulo di stato dei pagamenti1 può avere una panoramica dei suoi articoli aperti anche senza un sistema esterno.

Figura 3: Stato dell'ordine "completato" / Dopo aver ricevuto il pagamento e inviato il pacchetto

Con alcuni assortimenti di articoli deve fare i conti con i resi, pensare alla gestione dei resi in una fase iniziale e supportare il cliente con bolle di consegna adeguatamente preparate. Con il modulo “Fulfillment”, PepperShop offre un processo supportato da codici a barre per l’adempimento e la gestione dei resi, compresa la stampa di un documento di reso.

🌶️
🔥
🌶️